Bestellung

Wenn Sie die Bestellung das erste Mal starten, werden die Voreinstellungen zur Bestellbuchung abgefragt. Wenn Sie sich darüber noch keine Gedanken machen wollen, speichern Sie einfach, ohne etwas zu verändern; später können Sie jederzeit beim Verbuchen unter "Optionen" Einstellungen vornehmen.

Durch Auswahl von "Disposition" können dem Bestellvorschlag Artikel hinzugefügt werden. Es können Artikel aus Projekten (LVs), aus Artikeln und aus Leistungen übernommen werden, und es können Bestellpositionen manuell angelegt werden. Wählen Sie oben die entsprechende Option. Per Doppelklick können die entsprechenden Daten dem Bestellvorschlag hinzugefügt werden.

Sind im Projekt 2-stufige Stücklisten enthalten und Sie wollen diese in den Bestellvorschlag übernehmen, muss die Option "Stückliste 2-stufig" aktiviert sein.

Es besteht die Möglichkeit, Materialien aus der Bestellliste durch zweimaliges Drücken der Taste Entf zu löschen.

Bestimmte Daten in der Bestellliste wie Bestellmenge, Bestellnummer und die Lieferantenzuweisung können geändert werden, ebenso wie die Bezeichnung, der Rabatt, der Einzelpreis und die Einheit.

Der Schalter "Lieferant" ermöglicht die Zuweisung eines abweichenden Lieferanten. Um allen Artikeln der Liste einen neuen Lieferanten zuzuweisen, verwenden Sie den Schalter "Hauptlieferant".

"Bestellung erstellen" schließlich erlaubt es, aus dem Bestellvorschlag eine oder, falls verschiedene Lieferanten vorhanden sind, mehrere Bestellungen zu erstellen. Positionen mit gleichen Lieferanten werden dabei jeweils markiert und können nach Eingabe der Bestellnummer gespeichert werden. Unterhalb der Tabelle wird gewarnt, falls Sie den in der Lieferantenverwaltung festgelegten Mindestbestellwert unterschreiten.

Vorm Speichern können noch bestimmte Kopfdaten wie Sachbearbeiterkürzel, Lieferadresse, Liefertermin, Betreff, Vor- und Endtext angegeben werden. Weiterhin kann "Streckenlieferung" aktiviert werden, falls die Artikel direkt auf die Baustelle geliefert werden. Es erfolgt dann später eine Verbuchung in die Nachkalkulation. Weitere Informationen zu den Buchungsoptionen erhalten Sie weiter unten, ebenso wie Hinweise zur Übergabe der Bestellung an die UGL-Schnittstelle.

Dazu klicken Sie links auf das Symbol "Änderung". Wählen Sie eine Bestellung aus der Liste aus und nehmen Sie Ihre Änderungen vor.

Wollen Sie zu einer bestehenden Bestellung Artikel hinzufügen? Dann klicken Sie während der Änderung links auf "Disposition". Die Abfrage, ob der bestehende Bestellvorschlag gelöscht werden soll, verneinen Sie in diesem Fall.

Die Vorgehensweise beim Bearbeiten und Speichern der Bestellliste entspricht weitgehend den bei "Bestellung anlegen" gemachten Angaben.

Rufen Sie zunächst die zu kopierende Bestellung über "Änderung" auf. Anschließend rufen Sie – ebenfalls links – die Funktion "Kopieren" auf. Nun müssen Sie nur noch eine neue Bestellnummer vergeben und speichern.

Mit dem Symbol "Preisvergleich" unter "Ausgabe" können Sie Preise für bestellte Artikel vergleichen, wenn von Lieferanten gleiche Artikelnummern verwendet werden. Sind also zu einem Artikel im Materialstamm mehrere Lieferanten hinterlegt, werden diese mit ihren Preisen und Rabatten gegenübergestellt.

Nach Auswahl des Bestellprojekts ermöglicht der Druckdialog die Festlegung folgender Optionen:

Um eine Preisanfrage per UGL-Schnittstelle durchzuführen oder direkt zu bestellen, muss der Schalter "UGL-Übergabe" heruntergedrückt sein, bevor die Bestellung gespeichert wird. (Die UGL-Schnittstelle ist ein optionales 4Master-Modul, das gesondert erworben werden muss.) Die Preise, die Sie vom Lieferanten erhalten, können später per UGL-Schnittstelle in die Bestellung übergeben werden.

Bei "Ausgabe", "Bestellung" können Bestellungen gedruckt werden. Nach Auswahl der Bestellung können verschiedene Druckoptionen festgelegt werden:

Sie haben die Möglichkeit, die Bestellpreise ins Leistungsverzeichnis zurückzuschreiben. Dies ist zum Beispiel nach einer Preisanfrage sinnvoll oder nach Einlesen eines Preisangebots per UGL. Dazu müssen Sie im Modus "Änderung" die betreffende Bestellung aufrufen. Klicken Sie in der Fußzeile auf den Schalter "Abgleich Projekte" und entscheiden Sie dann, ob die Preise ins Kalkulationsnetto geschrieben werden sollen oder ob die Kalkulationsfaktoren angepasst werden sollen.

•	Nachkalkulation gesamt: Verbuchte Bestellungen werden in der Nachkalkulation als sonstige Kosten berücksichtigt. Die Buchung erfolgt projektweise anhand von Eingangsrechnungen.

•	Nachkalkulation Positionen: Bei der Buchung werden die Artikel einzeln an die Nachkalkulation übergeben, auch dann, wenn eine Bestellung komplett gebucht wird. Dieses Verhalten erreicht man auch durch Festlegung der Option "Streckenbuchung" für einzelne Bestellungen.

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Lagerbuchung: Wenn Sie diese Option wählen, werden bestellte Artikel in der Lagerverwaltung erfasst. Wird also z.B. ein Artikel bestellt, so wird dies im Lager als Zugang gemeldet. Dabei wird im Lager ein neuer Durchschnitts-EK ermittelt.
Hinweis: Wenn in einer Bestellung "Streckenlieferung" gewählt wurde, wird die Voreinstellung "Lagerbuchung" ignoriert.

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OP buchen: Diese Option gibt an, ob die Bestellung als Eingangsrechnung in die Offenen Posten übergeben werden soll. Hinweis: Wird das Rechnungsbuch verwendet (siehe Einstellung im Firmenstamm), sollte diese Option nicht verwendet werden; die Eingangsrechnung sollte dann im Rechnungsbuch manuell angelegt werden. Von dort wird sie dann automatisch in die OP-Verwaltung übertragen.

Verbucht wird eine Bestellung in der Regel nach Eingang im Lager oder auf der Baustelle. Wählen Sie zunächst eine Bestellung über den Menüpunkt "Verbuchung" aus. Unten haben Sie dann die Möglichkeit, per Schalter "Optionen" die Einstellungen für die Buchung festzulegen.

Wenn Sie mit der rechten Maustaste in die Bestellzeilen klicken, wird ein Kontextmenü angezeigt. Hier können die Optionen geändert, Seriennummern und Garantie verwaltet bzw. gebucht werden.

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Einzelne Bestellposition ist eingegangen mit genau der bestellten Menge: Position anklicken und per Kontextmenü den Punkt "Positionsmenge geliefert" wählen. Damit ist diese Zeile gebucht und wird grau hinterlegt. Bei "geliefert" steht jetzt der Wert aus Bestellmenge, der Rückstand ist null. Graue Hinterlegung einer Buchungszeile bedeutet immer, dass eine Bestellung genau mit der Bestellmenge eingegangen ist.

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Einzelne Bestellposition ist eingegangen mit einer größeren Menge als bestellt: Nun gibt es auch die Möglichkeit, dass mehr als die bestellte Menge geliefert worden ist. Dann tragen Sie in der Spalte "geliefert" die Menge ein und drücken die Taste Return. Damit ist die Buchung erfolgt. Die Zeile wird rot gekennzeichnet. Die Liefermenge ist jetzt höher als die Bestellmenge; der Rückstand ist negativ.

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Einzelne Bestellposition ist eingegangen mit einer kleineren Menge als bestellt: Tragen Sie in der Spalte "geliefert" den gelieferten Wert ein und bestätigen Sie mit der Return-Taste. Damit ist die Buchung erfolgt. Die Zeile bleibt allerdings weiß, da noch ein Rückstand existiert. Hinweis: Sie können auf diese Art jederzeit Werte buchen, auch wenn die Zeile schon bebucht wurde. Die neu gebuchten Mengen werden dann den schon als geliefert gemeldeten Mengen zugeschlagen; der Rückstand verringert sich jeweils um den Wert, der dazugebucht wird. Außerdem gibt es die Möglichkeit zurückzubuchen. Dazu werden in "geliefert" entsprechende negative Mengen eingetragen und mit Return bestätigt. Es wird dann im Lager bzw. in der Nachkalkulation die entsprechende Aktion vorgenommen.

•	Alle Positionen der Bestellung sind komplett eingegangen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Bestellzeile und wählen Sie im Kontextmenü "Bestellung komplett geliefert". Dadurch erhalten alle Bestellzeilen eine graue Hintergrundfarbe als Zeichen, dass die Rückstände Null sind.

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Rückbuchung von der Baustelle ins Lager: Sind Materialien auf die Baustelle geliefert (gebucht) worden aber es bleibt etwas übrig, so wird das nicht benötigte Material ins Lager gebracht. Die Rückbuchung ins Lager erfolgt in der Nachkalkulation, indem dort bei aktivierter Option "Lager" das Material mit negativer Menge gebucht wird.

•	Eine Bestellposition einem Projekt zuordnen: Hierzu wird die Bestellposition mit der rechten Maustaste angeklickt und der Kontextmenüpunkt "Projekt zuordnen" gewählt. Hinweis: Diese Funktion kann nur verwendet werden, wenn die Buchungsoption "Nachkalkulation Position" eingestellt ist.

•	EK (nur bei Option "Lagerbuchung" sichtbar): Ist die Option "EK" aktiviert, wird bei der Buchung der neue Einkaufspreis in die Artikelverwaltung zurückgespeichert. Sie können wählen, ob der Rabatt oder der VK neu berechnet werden soll.

Haben Sie in den Voreinstellungen festgelegt, dass die Rechnung als Eingangsrechnung in die Offenen Posten gebucht werden soll und/oder, dass die Nachkalkulation "gesamt" bebucht werden soll, erscheint beim Buchen zusätzlich ein Fenster, in welchem Sie die Rechnungsnummer eintragen sowie eventuell Zahlungsbedingungen und den Warenwert (laut Eingangsrechnung des Lieferanten) hinterlegen können. Klick auf die Schaltfläche "Buchen" löst die Belegbuchung in die OP bzw. die Nachkalkulation aus.

Hinweis: Dieser Dialog wird nur angezeigt, wenn die Mengen als komplett geliefert verbucht wurden. Möchte man die Rechnung mit Mehr- oder Mindermengen buchen, so muss man jede Position mit Rechtsklick als erledigt kennzeichnen. Wenn dann das Fenster "Bestellwerte" erscheint, ändert man den Warenwert laut Eingangsrechnung.

Über das Symbol "Rückstand" links bei "Ausgabe" können Sie den Rückstand zu einer Bestellung drucken, wenn z.B. eine Teillieferung erfolgt ist und diese verbucht wurde. Nach Auswahl der Bestellung können verschiedene Druckoptionen festgelegt werden:

Nach Auswahl eines Projekts (LVs) werden alle zugehörigen Bestellungen angezeigt, genauer gesagt alle Bestellpositionen, die diesem Projekt zugeordnet sind. Die Liste ist gruppiert nach Bestellnummer mit Angaben zum Lieferanten; darunter finden sich jeweils die zugehörigen Bestellpositionen. Zu jeder Bestellposition werden Daten wie Bestellnummer, Bezeichnung, Bestellmenge, Liefermenge und Rückstand aufgeführt.

•	Über "Löschen" können einzelne Bestellungen gelöscht werden, aber auch das Löschen mehrerer, in der Tabelle markierter Datensätze ist möglich. Die Markierung kann mit Shift / Strg + linker Maustaste erfolgen.

Wenn in den Voreinstellungen zum Buchen der Punkt "Seriennummern verwalten" aktiviert wurde, kann auf die Seriennummern- und Garantieverwaltung zurückgegriffen werden.

Um eine Bestellposition zur Garantieverwaltung hinzuzufügen, klicken Sie bei der Verbuchung eine Position mit der rechten Maustaste an und wählen den Punkt "Position nach Garantieverwaltung". Sie können dann eine Seriennummer eingeben und z.B. festlegen, wann die Garantie abläuft.

Ebenfalls mit Rechtsklick im Verbuchungsmodus können alle zur Garantieverwaltung hinzugefügten Positionen durchsucht, angezeigt, geändert oder auch wieder entfernt werden.