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       Rechnungseingangs- / ausgangsbuch


Menü: Projekte->Ein-/Ausgangsbuch.

 

 

zur DATEV-Schnittstelle

 

 

Wichtig: Bei der Arbeit mit mehreren Mandanten oder mehreren 4Master-Installationen auf einem Rechner kann beim erstmaligen Import von Ausgangsrechnungen aus dem Rechnungsjournal ins Rechnungsbuch eine Fehlermeldung der Datenbank erscheinen. Dann ist das Rechnungsjournal zu reorganisieren. Anschließend kann importiert werden.

 

Wenn die OP-Verwaltung in 4Master Handwerk verwendet wird, ist zu beachten, dass im Rechnungsbuch eingegebene Rechnungsnummern maximal 10-stellig sein dürfen, da das OP-Modul längere Nummern nicht verwaltet.

 

Grundsätzliches

 

Über den Schalter "Rechnungsbuch verwenden" in den Betriebsparametern kann ein Rechnungs-Eingangs-/Ausgangsbuch eingeschaltet werden. Folgendes ist dabei unbedingt zu beachten:

 

Wird der Schalter nicht aktiviert, bleibt alles so wie es ist, die OP-Verwaltung übernimmt die neuen bzw. geänderten Rechnungen aus dem Rechnungsjournal.

 

Wird der Schalter aktiviert, werden ab diesem Moment die Rechnungen aus dem Rechnungsbuch in die OP übernommen. Das Rechnungsbuch selber hat eine Importschnittstelle, mit der die neuen bzw. geänderten Rechnungen aus dem Rechnungsjournal übernommen werden. Vor dem Import sollte im Journal geprüft werden, ob die Rechnungen chronologisch verbucht wurden. Außerdem sollten die Rechnungsnummern keine Lücken aufweisen. Das Rechnungsbuch vergibt nun bei der Übernahme ab der 1. Rechnung des Jahres eine laufende Nummer. Diese ist nicht veränderbar. Für jedes neue Jahr beginnt die Zählung wieder bei 1.

 

Bitte beachten Sie, dass ab Freischaltung des REA die Eingangsrechnungen dort eingegeben werden müssen und nicht mehr in der OP-Verwaltung. Ansonsten sind die Eingangsrechnungen in den OP doppelt: Einmal manuell dort angelegt, zum anderen aus dem Eingangsbuch automatisch in die OP importiert.

 

 

Selektion

 

Eingänge: Es werden nur Eingangsrechnungen angezeigt.

Ausgänge: Es werden nur Ausgangsrechnungen angezeigt.

Zeitraum: Es werden nur die Rechnungen des definierten Datumsbereichs angezeigt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, um per Kontext-Menü den anzuzeigenden Monat oder das anzuzeigende Jahr auszuwählen:

 

 

Übrigens erreichen Sie im Kontextmenü über den Punkt "Funktionen" häufig benötigte Funktionen:

 

 

Bei "Zeitraum von...bis" kann aber auch tagesgenau selektiert werden.

Rechnr.: Es werden nur die Rechnungen angezeigt, die in den Feldern von...bis definiert werden.

 

Skontodaten anzeigen

 

Zeigt zusätzlich eine Spaltengruppe für die Skontodaten an.

 

Journal-Import

 

Importiert die seit dem letzten Import neu hinzugekommende Rechnungen aus dem Rechnungsjournal:

 

Bestätigen Sie nur mit "Ja" wenn Sie sicher sind, dass die Rechnungen im Rechnungsjournal chronologisch verbucht wurden.

 

Wurde eine Rechnung im Journal geändert (durch erneuten Rechnungsdruck im Erfassen), wird beim Import ins Rechnungsbuch abgefragt, ob diese Rechnung im Rechnungsbuch aktualisiert werden soll. Die Rechnung wird nicht doppelt ins Rechnungsbuch übernommen. Die im Rechnungsbuch geänderte Rechnung wird erneut in die OP-Verwaltung übernommen. Der alte OP muss dort ggf. gelöscht werden, da in den OP nicht überschrieben wird.

 

Export

 

Ermöglicht den Export der selektierten und sortierten Rechnungen nach Excel, HTML, XML, als Text und nach DATEV. (Für  den DATEV-Export wird ausschließlich der Datums-Filter benutzt. Dieser wird auf Ein- und Ausgangsrechnungen angewendet.)

 

Drucken

 

Ermöglicht den Druck des selektierten und sortierten Rechnungsbuchs. Beim Druck wird die bearbeitete Ansicht verwendet.

 

Jahr löschen

 

Wählen Sie zunächst aus, ob Eingangs- oder Ausgangsrechnungen gelöscht werden sollen. Wählen Sie dann ein zu löschendes Jahr aus. Anschließend auf "Jahr löschen" klicken und Sicherheits-Abfragen bestätigen.

Es ist nicht möglich, einzelne Rechnungen zu löschen. Um eine einzelne Rechnung zu stornieren, setzen Sie bitte den Betrag dieser Rechnung auf Null.

 

Sortierung der Daten

 

- Gruppierung nach Spalte möglich, indem die Spaltenüberschrift in den darüberliegenden grauen Bereich gezogen wird (ziehen und fallen lassen). Gruppierung aufheben, indem die Spaltenüberschrift zurückgeschoben wird.

- Auf-/absteigende Sortierung nach dem Kriterium einer Spalte, indem der Spaltenkopf (mehrfach) angeklickt wird.

 

Neue Rechnung anlegen

 

Wählen Sie aus, ob Sie eine Eingangs- oder Ausgangsrechnung anlegen wollen.

 

Verwenden Sie zum Erzeugen eines neuen Datensatzes die Einfüge-Taste oder klicken Sie auf die entsprechende Funktion in der Fußleiste. Geben Sie die Werte im Bearbeitungsdialog ein. Pflicht sind Datum, Belegnummer, Kundennummer.

 

 

Beim Erfassen von Eingangsrechnungen kann zusätzlich festgelegt werden, ob die Rechnung gleichzeitig in die Nachkalkulation übertragen werden soll. Sie sparen sich dadurch die doppelte Erfassung.

 

Rechnung manuell ändern

 

Wählen Sie aus, ob Sie eine Eingangs- oder Ausgangsrechnung editieren wollen. Bearbeiten Sie den Datensatz, indem Sie ihn doppelt anklicken oder [Return] drücken.

Ein im REA geänderter Datensatz wird erneut in die OP-Verwaltung übernommen. Der vorhandene Datensatz wird dort nicht überschrieben. Löschen Sie den alten Datensatz ggf. im Modul "Offene Posten".

 

Ansichten bearbeiten

 

Es kann hilfreich sein, z.B. für den Druck einige Spalten des Rechnungsbuches auszublenden oder Spalten schmaler zu machen, um die komplette Tabelle in einer lesbaren Schriftgröße auf ein A4-Blatt ausgeben zu können.

 

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle und wählen Sie im Kontextmenü  "Ansicht".

 

 

Der Spalteneditor ermöglicht das Entfernen oder Einfügen von Spalten. Zum Entfernen einer Spalte oder Spaltengruppe ziehen Sie die Überschrift mit der Maus auf das Kontrollelement. Wenn Sie die Spalte oder Gruppe wieder benötigen, schieben Sie sie einfach vom Kontrollelement zurück an die Stelle, an der sie angezeigt werden soll.

 

Um eine Veränderung zu speichern, verwenden Sie "Tabellendarstellung laden". Später kann eine gespeicherte Tabellenansicht dann wieder geladen werden.

 

Beim Start des Rechnungsbuches wird automatisch die Datei „rechnungsbuch.4mt“ im aus dem Verzeichnis system\form geladen, wenn vorhanden.


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