weitere Funktionen

Kopieren Sie zunächst eine Adresse aus der Adressverwaltung in die Zwischenablage. Klicken Sie zu diesem Zweck in der Adressverwaltung auf das kleine Symbol (Blätter) links neben der Anschrift des Kunden. Neben dem klassischen Einfügen der Daten in die Textverarbeitung oder z.B. in den Vortext eines Projekts können die Daten auch in den Betreff eines Projekts eingefügt werden. Vor den Betreffzeilen erscheinen zu diesem Zweck zwei Symbole, die die Übernahme in jeweils unterschiedlicher Formatierung erlauben.

Möglich sind das Einfügen in die ersten beiden Betreffzeilen (=) und das Aufteilen der Daten in alle Betreffzeilen ([]).

Im Vortext kann per Platzhalter #ansprech ein in der Kundenverwaltung hinterlegter Ansprechpartner ausgegeben werden. Wenn der Ansprechpartner öfter ausgegeben werden soll, kann der Vortext mit Rechtsklick als Vorlage zurückgespeichert und so bei Bedarf ins jeweilige Projekt übernommen werden.

Bei Projekten, die gerade neu angelegt und noch nicht gespeichert wurden, kann der Ansprechpartner auch im Klartext per Rechtsklick in den Vortext eingefügt werden.

•	Das Programm kann durch Ablage von Vorgabetexten im data\doc-Verzeichnis so konfiguriert werden, dass bei der Neuanlage von Projekten automatisch ein dem Dokumententyp entsprechender Vortext geladen wird. Zulässige Vorgabetexte sind:

Es gibt durch Eingabe von "^FF" am Ende des Vor- und des Zwischentextes die Möglichkeit, einen Seitenumbruch im Ausdruck zu erzwingen. Diese Funktion bitte immer nur am Ende (neue Zeile) des entsprechenden Textes verwenden.

WARNUNG: Die Funktion darf in Langtexten NICHT verwendet werden! Dies kann dazu führen, dass die Seitenüberträge falsch ausgegeben werden.

Um eine Position im Druck auf die nächstfolgende Seite zu "verbannen", kann vor dieser Position ein Zwischentext mit der Funktion ^FF gesetzt werden.

Dazu klickt man mit der rechten Maustaste in den Langtext und wählt "Auflösen". Diese Funktion ist für die Bearbeitbarkeit des Textes gedacht. Sie ist nicht erforderlich, um Datanorm-Langtext im Klartext zu drucken. Hierzu gibt es im Druckmenü eine spezielle Funktion.

Wenn man mit der rechten Maustaste auf den "Position"-Button klickt, wird ein Abfragefenster geöffnet, in dem man eine Position suchen kann. Es stehen die Suche nach Positionsnummer (oberer, gelber Bereich) und die Positionsfragmentsuche zur Verfügung.

Letztere durchsucht den Kurztext der Positionen des aktuellen Projekts. Sie können mehrere, mittels Leerzeichen getrennte Suchworte verwenden. Groß- und Kleinschreibung wird optional ignoriert. Die Auswahl einer Position aus der Trefferliste erfolgt mit Doppelklick oder "Übernahme".

Es gibt die Möglichkeit, Positionen aus anderen Programmen in ein Leistungsverzeichnis von 4Master zu importieren. Diese zu übernehmende Datei kann als CSV oder Text vorliegen.

Wenn CAD-Programme Stücklisten ausgeben, können diese hier ebenfalls eingelesen werden.

Es können generell Materialien und Leistungen importiert werden, die in 4Master im Artikelstamm oder der Standardleistungsverwaltung vorhanden sind.

Aber auch der Import freier Daten ist möglich. Dabei wird statt der Artikel- oder Leistungsnummer der Preis, die Einheit und die Bezeichnung eingelesen. Beim Preis wird zwischen EK und VK unterschieden. Weisen Sie einen EK zu, wird der Preis als Kalkulationsart "sonstige" eingelesen, VK wird als Festpreis eingelesen.

Stellen Sie sich im Angebot auf die Position (außer in den Text der Position), hinter die die neuen Positionen eingefügt werden sollen. Mit Alt+F2 oder den Schalter "Positionsimport" in der Werkzeugleiste rufen Sie das folgende Fenster auf:

Mit "Übernahme" werden die Positionen ins Angebot geholt. Zuerst müssen Sie jedoch einige Einstellungen vornehmen. Dazu verwenden Sie den Schalter "Funktionen".

Hier werden nur die Kennung M oder S, die Menge und die Artikel- bzw. die Leistungsnummer zugewiesen. Der Rest wie Preis und Einheit ist nicht notwendig, da bereits in den Stammdaten von 4Master hinterlegt.

Beispiel für Einstellungen, wenn die Stammdaten der zu importierenden Positionen in 4Master nicht vorhanden sind und der Preis als Festpreis eingelesen wird:

Im Einstellungsfenster wählen Sie bitte zunächst die Datenquelle aus. Dann wählen Sie aus, welche Trennzeichen die Datei enthält. Danach suchen Sie sich eine Voreinstellung aus (pim-Datei) oder weisen selber die Datenfelder zu. Im linken Fenster werden die Daten der ersten Zeile der Datenquelle angezeigt, rechts daneben die Zuweisungen. Ganz rechts stehen die bereits vorgenommenen Zuweisungen. Ihre Zuweisungen können Sie mit "Speichern" als pim-Datei speichern, um diese Zuweisungen später wiederverwenden zu können.

Wenn Sie jetzt erneut mit [Alt] [F2] den Positionsimport aufrufen, sollten Ihre Daten im Fenster angezeigt werden, um sie mit "Übernahme" zu importieren.

•	Nummer: Material- oder Leistungsnummer (aus den Stammdaten von 4Master). Wichtig, da diese Leistung/dieser Artikel über die Nummer angesprochen und ins LV kopiert wird.

•	Bezeichnung: Positionsbezeichnung, Kurztext. Einheit und Bezeichnung werden nur aus der Datei eingelesen, wenn nicht eine Standardleistung oder ein Artikel aus dem 4Master-Stamm zugewiesen wurde; dann hätte die Einheit bzw. Bezeichnung aus dem Stamm höhere Priorität.

•	EK: Preis, wird in Kalkulationsart "sonstiges" eingelesen und kann in 4Master somit kalkuliert werden

Werden Stammdaten aus einem Programm importiert, so muss dieses geöffnet sein. Es muss dann nur die Nummer und Menge zugewiesen werden; die Texte werden aus den zugewiesenen Stammdaten kopiert.

Wenn Sie Mengen z.B. aus einem CAD-Programm übernehmen setzt das natürlich voraus, das die dort angegebenen Nummern auch den Leistungs- oder Artikelnummern entsprechen, die im Stamm von 4Master hinterlegt sind. Deshalb sollten die Artikel oder Leistungen zuvor z.B. über Datanorm in 4Master eingelesen werden.

UGS-Dateien, auch als DIGIS-Dateien bezeichnet, enthalten Referenzen auf Artikeldaten, die in der Materialverwaltung vorhanden sein müssen. UGS-Dateien werden z.B. aus Bildpreislisten erstellt.

Wählt man beim Import eine UGS-Datei aus, werden alle Artikel, die in der Datei aufgeführt sind (und die in der Artikelverwaltung gefunden werden), ins Leistungsverzeichnis importiert. Auch in Stücklisten von Positionen können Artikel per DIGIS bzw. UGS importiert werden.

Um UGL-Dateien importieren zu können, muss Ihre Version für die UGL-Schnittstelle lizenziert sein.

Wenn Ihnen Ihr Lieferant eine UGL-Datei (Preisangebot oder Auftragsbestätigung) sendet, kann diese als LV-Position eingelesen werden. Normalerweise wird dabei anhand der eingelesenen Artikelnummer auf die Stammdaten zurückgegriffen. Der Preis der Position wird in die LV-Position als Kalkulationsart "Material" eingetragen.

Nach Wahl der UGL-Datei und vor deren Übernahme wird folgender Dialog angezeigt.

•	Lieferantenkennzeichen: Falls Sie in der Artikelverwaltung Lieferantenkennzeichen benutzen, sollten Sie dem Programm dies mitteilen, damit die Artikelnummern korrekt aufgelöst werden können.

•	Abweichende Kurztexte übernehmen: Hier kann festgelegt werden, ob von den Stammdaten abweichende Kurztexte übernommen werden sollen. Anderenfalls werden die in den Stammdaten gefundenen Texte verwendet, auch wenn die UGL-Datei abweichende Texte liefern sollte.

•

Auch Daten übernehmen, die nicht in den Stammdaten existieren: Falls die UGL-Datei Artikel enthält, die in Ihren Stammdaten anhand der Artikelnummer nicht gefunden werden, erlaubt Ihnen diese Option, die entsprechenden Datensätze trotzdem zu übernehmen. Es können in diesem Fall natürlich nur die Texte und Informationen, die die UGL-Datei liefert, übernommen werden.

•

Daten in die Stückliste vorhandener Positionen übernehmen: Vom Handel per UGL-Datei bereitgestellten Artikeldaten in die Stückliste vorhandener Positionen des Leistungsverzeichnisses importieren. Die UGL-Datei muss für eine korrekte Zuordnung für jeden Artikel die Positionsnummer enthalten. Sollte eine Positionsnummer fehlen oder nicht aufgelöst werden können, wird dies protokolliert. Es werden die UGL-Standards 1 und 2 unterstützt.

Um Dachleistungen aus dem Katalog der Firma Icking importieren zu können, muss Ihre 4Master-Version für die Icking-Schnittstelle lizenziert sein.

Gehen Sie in der Werkzeugleiste des Erfassens auf den Punkt "Positionsimport" und wählen in der Fußzeile des erscheinenden Fensters "Funktionen", "Icking-Import". Sie werden nach der zu importierenden XML-Datei gefragt. Wählen Sie die zuvor im Icking-Programm exportierte Datei aus und gehen Sie dann auf "Übernahme". Die Dachleistungspositionen werden hinter die Stelle (Position, Titelüberschrift etc.) eingefügt, an der sich der Cursor beim Import befand. Es werden Zeiten, Stücklisten, Preise sowie Kurz- und Langtexte übernommen.

Es gibt die Möglichkeit, eine Kommission z.B. als xls-Datei auszugeben. Dazu muss man die entsprechende Kommission aufrufen und in die Ausgabe gehen. Dort das Formular "Projekt__exl.FDC" (doppelter Unterstrich ist zwingend!) auswählen und anzeigen lassen. In der Anzeige gibt es den Schalter "Exportieren"; hier kann dann der Pfad, Name und der Dateityp der anzulegenden Datei festgelegt werden.

Das gleiche funktioniert natürlich für Angebote . . . analog. Hier müssen Sie dann vorher ein Formular Angebot__exl.FDC generieren.

Soll eine Einheit, die normalerweise nur mit 2 Nachkommastellen gedruckt wird (z.B. m²), mit 3 Nachkommastellen berechnet, angezeigt und ausgegeben werden, so ist vor die Einheit ein Leerzeichen zu setzen. Dann wird sofort auf 3-stellig umgeschaltet, auch für das Aufmaß.

Haben Sie eine Position in Ihr Angebot übernommen und wollen statt des Kalkulationspreises einen Festpreis (wie im Artikelstamm hinterlegt) verwenden, stellen Sie sich auf den EP und drücken die Taste F8. Dann werden Ihnen alle Festpreise und der VK angezeigt. Die Übernahme des entsprechenden Preises erfolgt mit Doppelklick auf den Preis.

Dazu einfach eine Positionsnummer im Angebot durch die Leistungsnummer ersetzen. Anschließend drücken Sie die Tastenkombination [Strg][F2], fertig!

Um eine Abschlags- oder Zuschlagsposition anzulegen, wählen Sie in der Einheit der neu angelegten Position "%" aus. Über den sich öffnenden Dialog kann mit Doppelklick in die Positionsliste festgelegt werden, über welchen Positionsbereich die Berechnung erfolgen soll. Die ausgewählten Positionen erscheinen dann in den Feldern von...bis:

Mit Klick auf "Weiter" wird der Wert errechnet und in den Positionspreis der %-Position eingetragen.

Bei Zwischensummen kann kein Bereich angegeben werden. Sie werden vom Anfang des Projekts bis zur aktuellen Position berechnet.

Dazu mit der rechten Maustaste auf die Titelnummer klicken und im Dialogfenster (s.u.) einen prozentualen oder absoluten Abschlag eingeben. Druck mit Titelsumme.

In der Bearbeitungsansicht wird ein Titelzu- bzw. -abschlag durch ein blaues "A" vor der Titelnummer angezeigt.

Um einen kompletten Titel als Nachtragstitel oder Alternativtitel zu setzen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Titelnummer und wählen die entsprechende Funktion aus. Auf die gleiche Weise können Sie den Status auch wieder zurücksetzen.

Der Titelstatus betrifft alle Positionen eines Titels. Sie haben somit eine einfache Möglichkeit, allen Positionen eines Titels einen bestimmten Status zuzuweisen oder diesen komplett wieder zurückzunehmen.

Wählen Sie in der Fußzeile "Explorer" an. Danach wird auf der rechten Seite die Struktur (Los, Titel und Positionen) angezeigt. Über das +Feld bzw. -Feld können Sie die Ordner öffnen sowie sich über die Maus als auch die rechte Bedienerleiste darin bewegen.

Doppelklick auf eine Position bewirkt, dass im LV zu dieser Position gesprungen wird. So haben Sie auch in großen LV's schnellen Zugriff auf alle Positionen.

Das nachfolgende Kapitel beschäftigt sich mit den Möglichkeiten, wenn Sie auf bestimmten Feldern innerhalb einer Position stehen.

Befinden Sie sich auf dem Feld Positionsnummer, so können Sie über einen Klick mit der rechten Maustaste das oben dargestellte Fenster öffnen, welches Ihnen die Möglichkeit der Einstellung des Status Alternativ (ersetzend), Eventual (ergänzend) oder Pauschal (Druck ohne Einzelpreis) für die gegenwärtige Position ermöglicht. Über rücksetzen können Sie einen gesetzten Status zurücknehmen. Desweiteren können Positionen als Nachträge definiert werden oder man setzt den Nachtragsstatus einer Position zurück. Über die Anwahl Menge/Einheit wird nur die Menge und Einheit der so gekennzeichneten Position im Ausdruck angezeigt. Soll nur für bestimmte Positionen der Lohn- und Materialanteil getrennt ausgegeben werden, so kennzeichnen Sie die Position entsprechend mit "Lohn/Material getrennt".

Wählen Sie im Feld Menge die rechte Maustaste an, so wird ein Fenster geöffnet, welches die Teilmengen anzeigt, eine manuelle Kalkulation der Position ermöglicht und Ihnen die Lieferantenpreise (nur bei Material) zu dieser Position anzeigt.

Dazu drückt man im Kopf des Dokuments im Feld "Ihr Zeichen" die Taste [F4]. Die Notiz wird nach Speichern im Dokumentenpfad als TXI-Datei gespeichert, z.B. 2200015.TXI, wobei der Dateiname der Projektnummer entspricht.

Um eine im Erfassen (z.B. im Angebot) verfasste oder geänderte Leistungsposition in die Standardleistungsverwaltung zurückzuspeichern, drückt man, auf dem Kurztext der zu speichernden Position stehend, die Tastenkombination [Strg] + [F2].

Hinweis: Die Leistungsnummer darf noch nicht vorhanden sein. Ansonsten bringt das Programm beim Speichern der Leistung eine Warnung.

Leistungen können neu angelegt werden; Überschreiben vorhandener Leistungen ist nicht möglich.