Menü: Schnittstellen->Datenimport.

Beachten Sie, dass es durch unsachgemäßen Import zu Datenfehlern kommen kann. Sie sollten deshalb vor dem Import eine Kopie Ihrer Daten erstellen.

Der Programmbereich Datenimport bietet Ihnen eine offene Schnittstelle zum Import von Datensätzen in 4Master. Fragen Sie Ihren Händler oder den 4Master Support wenn Sie Daten überspielen wollen ob evtl. schon eine Voreinstellung der zu übernehmenden Daten vorhanden ist. Wir bemühen uns, alle bekannten Übernahmemöglichkeiten mit der Programminstallation auszuliefern.

Voreinstellung

Hier besteht die Möglichkeit einmal erstellte Datenverbindungen zu laden und diese wieder zu übernehmen. Wenn noch keine Importdateien (name.IMP) erstellt wurden, können Sie wie folgend Datenzuordnungen erstellen.

Die Funktion Suchen/Laden im oberen Bereich wählen Sie dann an, wenn Sie eine bestehenden Voreinstellung für die Übernahme verwenden, dargestellt auf der vorherigen Abbildung. Das nachfolgenden Fenster zeigt einige IMP-Voreinstellungen.

Datenart

Wählen Sie eine zu importierende Datenart:

Kunden, Lieferanten, Material, Leistungen, Langtexte, Fremdleistungen, Geräte, Offene Posten, Nachkalkulation.

In die hierzu gehörige Datei wird nach "Zuweisung" der Datenbestand der Quelle importiert.

Datenquelle

Wählen Sie die Datei die übernommen werden soll. Diese Datei muß ein bestimmtes Format haben um importiert werden zu können. Die Daten - Felder müssen mit Semikolon, TAB oder Komma getrennt sein. Semikolon getrennte Dateien werden meist im "CSV" -

Format abgespeichert, dies kann z.B. auch aus "EXCEL" ausgegeben werden.

Wenn Sie eine Datenquelle gewählt haben, können Sie auf "Datenansicht" umschalten, um hierdurch die Struktur der Daten zu überprüfen und die nachfolgenden Einstellungen einfacher zu beurteilen. Unter Datenansicht werden die ersten 50 Datensätze der gewählten Datei angezeigt! Reicht dies nicht können Sie über "Daten kompl. lesen" alle Datensätze der Datei anzeigen lassen! (vorausgesetzt der Arbeitsspeicher reicht aus um die Datei zu laden)

Wählen Sie hinter dem Feld Datenquelle suchen an, erwartet die Software eine Auswahl der Importdatei.

Als nachfolgendes Beispiel beschreiben wir Ihnen die SIRADOS-Übernahme.

•Trennzeichen: Hier wählen Sie die Trennzeichen, mit dem die Datenfelder von einander getrennt sind.

•ab Zeile lesen: Hierdurch wird angegeben, ab welche Zeile die Daten übernommen werden sollen. Bei Datanorm z.B. stehen in den ersten Zeilen Diskettenkennungen, die ein anderes Format haben. Enthält die Datenquelle in der ersten gelesenen Zeile Informationen über die Felder (CSV-Daten ) werden diese in der Listbox "Spalten der Quelle" angezeigt. Sonst steht in dieser Listbox der erste gelesene Datensatz.

•1.Zeile enthält Daten: Wird dieses Feld nicht angeklickt, wird die erste gelesene Zeile bei der Übernahme übersprungen, da hier Feldbezeichnungen eingetragen sind, sonst wird ab "ab Zeile lesen" der Datenimport gestartet.

•Alphanum. Werte in ": In CSV -Dateien werden Felder mit alphanumerischen Werten in " (Hochzeichen) ausgegeben. Diese Zeichen werden in der Listbox "Spalten der Quelle" angezeigt und können wenn vorhanden durch markieren dieser Checkbox herausgefiltert werden.

•Dos->Win Konvertierung: Werden Daten im ASCII - Format (also für Windows ohne Umlaut) geliefert, so können diese hierdurch in Datensätze mit Umlauten konvertiert werden.

•Lohnpreis berechnen: Diese Checkbox erscheint bei Anwahl der Datenarten "Material und Leistungen". Hierdurch wird, wenn eine Zeit übertragen, wird der Lohnwert aus Zeit und Betriebsmittellohn errechnet.

•Lohnkostenermittlung aus Stammdaten (nur Datenart "Nachkalkulation"): Bei der Übernahme von Personalstunden in die Nachkalkulation, ermittelt 4Master anhand der übergebenen Personalnummer bzw. der übergebenen Lohnart den Lohnwert pro Stunde, falls kein abweichender Stundenlohn importiert wird.

Datenzuordnung

Klicken Sie auf ein Feld in der Listbox "Spalten der Quelle" und daraufhin auf ein Feld in der Listbox der Datenbank. "Diese wird automatisch nach Anwahl der Datenart angezeigt" z.B. "01 | Nummer"   und "L_Konto". Daraufhin klicken Sie auf den Button "Zuweisen" und die Verbindung ist erstellt wird in der Listbox "Verbindungen" sichtbar.

Die Datenzuordnung hat folgende Besonderheiten zur flexibleren Datenübernahme:

Konstanten  

Durch Kennzeichnen der ersten  Eintragung in "Spalten der Quelle" kann eine Konstante mit einem Datenbankfeld verknüpft werden. Beim Einlesen der Daten wird diese Konstante in das Datenbankfeld eingefügt. z.B. als Mwst - Kennzeichen kann "1" hinterlegt

werden oder als Datenbankkennzeichen "KZ" bei der Kundenübernahme die Konstante "D".

Wird die Spalte 00 | KONSTANTE angewählt ein Datenbankfeld zugeordnet und die Zuweisung aktiviert, erscheint ein Hilfsfenster zur Eingabe der Konstanten.

Desweiteren können zwei Felder miteinander verknüpft werden. Halten Sie die STRG Taste fest und klicken Sie auf zwei "Spalten der Quelle" und danach auf ein Datenbankfeld. Nach "Zuweisung" erscheint in der Listbox "Verbindungen" z.B. der Eintrag 04 | PLZ & 05 ORT > ORT. Hierdurch wird in das Datenbankfeld "Ort" die PLZ & Ort der Quelle eingefügt.        Die Reihenfolge der Zuweisung kann durch betätigen des Button "Reihenfolge" getauscht werden.

Eine Besonderheit der "KONSTANTE" besteht in der Möglichkeit Berechnungen durchzuführen. Durch Anklicken der "Konstante" und einem weiteren Feld kann hierfür eine Berechnung durchgeführt werden. 00 | *60 & 05 | Zeitwert > Zeit1. Bei der Übernahme wird nun der gelesene Zeitwert mit 60 multipliziert. Zugelassene Berechnungsarten sind: multiplizierten, dividieren, addieren, subtrahieren sowie die Prozentberechnung (*/+-%).  

Bitte beachten Sie !

Wenn Langtexte übernommen werden, und diese Langtext in einem Zuweisungsfeld der Quelle stehen und durch RETURN oder LINEFEED getrennt sind dürfen diese nur dem Datenbankfeld "Line1" zugewiesen werden. siehe Beispiel Langtexte SIRADOS.

Bei Problemen bei der Datenübernahme konsultieren Sie Ihren 4Master-Partner.

Beispiel Übernahme von Buchungen aus der Syska EuroFibu in die Nachkalkulation:

1. Schritt:

Zunächst muss man eine ASCII-Datei aus der Fibu exportieren. Der Export sollte (muss aber nicht) aus dem Stapel erfolgen. Die einzelnen Datenfelder sollten durch Tab-Stopps oder Semikolons getrennt sein.

2. Schritt:

Exportierte Datei in Excel aufrufen. Die Datei sollte als XLS-Datei gespeichert werden. Die Felder, die horizontal durch Tabs oder Semikolons getrennt waren, werden hier in Spalten der Excel-Tabelle übernommen.

3. Schritt:

Nun ist es noch erforderlich, eine Spalte hinzuzufügen. In dieser Spalte wird das Kennzeichen hinterlegt, z.B. „S" (große Buchstaben verwenden!) für sonstiges. Wichtig: 4Master braucht diese Information zum Auswerten in der Nachkalkulation! Ohne dieses Feld kann evtl. nicht ausgewertet und gedruckt werden.

4. Schritt:

Speichern der XLS-Datei als CSV-Datei (mit Semikolons als Trennzeichen).

5. Schritt:

Sichern Sie die 4Master-Daten. Entscheidend ist die BEL-Datei!

Durch falsches Einlesen der Fibu-Daten (falsche oder fehlende Zuordnung bestimmter DB-Felder) kann die Datei unbrauchbar werden. Man kann dann in der Nachkalkulation unter Umständen nichts mehr auswerten!!

6. Schritt:

Den Datenimport in 4Master (Schnittstellen) öffnen und als Datenart „Nachkalkulation" hinterlegen.

Anschließend bei Datenquelle die CSV-Datei auswählen, die in Schritt 4 erzeugt wurde.

Trennzeichen Semikolon auswählen.

Bei „ab Zeile lesen" und „1. Zeile enthält Daten" sollte die Einstellung so gewählt werden, dass sichergestellt ist, dass wirklich alle Datensätze eingelesen werden, aber keine Überschriften oder Spaltenköpfe! Beginnen die Buchungen ab Zeile 2, wird man i.d.R. folgende Einstellung wählen: „ab Zeile lesen: 1", „1. Zeile enthält Daten: nicht aktiviert".

7. Schritt:

Zuordnen der „Spalten der Quelle" zur „Datenmenge". Hier sind folgende Zuweisungen zu setzen:

Daten der Fibu-Datei (Spalten der Quelle)        DB-Feld in Nachkalkulation (Datenmenge)

Belegdatum (TT.MM.JJJJ)                        Datum        

Belegdatum (TT.MM.JJJJ)                        Monat        

Belegnummer                                        BelegNr        

Sachkonto                                        FibuKonto        

Kreditorenkonto oder Sachkonto (z.B. Kasse)        UkontoNr        

Kreditorenname oder Sachkontenbezeichn.        UkontoBez1        

Nettobetrag                                        GesamtPreis        

MwSt-Betrag (nicht %-Satz)                        MwSt        

Kostenstelle 1                                        Kostenstelle        

Kostenstelle 2, Baustelle                        ProjektNr        

Weitere Felder wie Währung, Valutadatum...        werden nicht eingelesen                

Kennzeichen sonstiges „S", vgl. Schritt 3        Kennung        

Hinweis zur Kundennummer: Es besteht die Möglichkeit, weitere Felder (Spalten) in der Excel-Tabelle (Schritt 3) zu definieren, die die Euro-Fibu standardmäßig nicht ausgibt. Hier könnte z.B. die Kundennummer als Spalte hinterlegt werden und später der Datenmenge „KundenNr" zugewiesen werden. Dies macht Sinn, wenn man später in der Nachkalkulation nach Kunden auswerten/selektieren muss. Man muss hier allerdings pro Buchung die Kundennummer manuell eintragen.

Hinweis zur Kennung: Die Kennung muss hinterlegt sein (L, M, F, G oder S). Trotzdem kann man in der Kostenselektion die importierten Daten nicht nach Lohn, Material, ...,  sonstigem selektieren. Das liegt daran, dass z.B. kein Materialkonto (Artikelnummer) aus der Fibu übergeben wird. Dieses könnte man im Schritt 3 manuell für die einzelnen Buchungssätze hinterlegen und in Schritt 7 mit dem Feld „KontoNr." verknüpfen. Dann kann man die so behandelten Datensätze in der Nachkalkulation bzgl. Artikelnummer selektieren. Diese Vorgehensweise ist möglich aber sicher in der Praxis sehr aufwendig.

8. Schritt:

Speichern der Importvoreinstellungen in eine IMP-Datei. Macht nur Sinn, wenn öfter aus der Fibu importiert werden soll. Später kann man dann beim Datenimport die Voreinstellung direkt laden, ohne neu zuordnen zu müssen.

9. Schritt:

Import durchführen. Anschließend in der Nachkalkulation prüfen, ob alles korrekt angekommen ist (Buchungstabelle, Kostenselektion ...). Sollte dies nicht der Fall sein, muss die Datensicherung (BEL-Datei) zurückgespielt werden und erneut mit korrigierten Einstellungen importiert werden.

Hinweise zu möglichen Fehlern:

- Nach Import kommt beim Start in die Nachkalkulation die Meldung „I/O-Fehler". Dann sollte überprüft werden, ob das Datum beim Einlesen dem Feld „Monat" zugeordnet wurde.

- Die importierten Datensätze sind nicht in der Buchungstabelle, aber in der Kostenselektion: Dem Feld „Monat" wurde kein Datum zugeordnet. Rücksichern der BEL-Datei und erneut einlesen mit Zuordnung Datum=>Monat.

- Die Kostenselektion lässt sich nicht drucken: „Kennung" ist in einem oder mehreren Datensätzen nicht hinterlegt worden. Hier sollte ein „S" für sonstiges zugeordnet werden.

- Beim Druck der Auswertungen werden in der Summenzeile für Lohn, Material ... die importierten Buchungen nicht berücksichtig: Kennung LMFGS ist nicht oder falsch (z.B. Kleinschreibung) zugeordnet.

- Fehlermeldung „Typenkonvertierung von Variant ungültig". BEL-Datei zurücksichern und noch einmal, wie oben beschrieben einlesen. Evtl. zusätzlich definierte Felder, die oben nicht beschrieben sind, weglassen. Datenformat der einzelnen Buchungen in der Importdatei prüfen. Im Zweifel sollten dem Hersteller der Software oder dem 4Master-Partner vor Ort die zu importierenden Daten sowie die IMP-Datei, mit der eingelesen wurde, zur Prüfung übergeben werden.

Übernahme von Lohnbuchungen in die Nachkalkulation:

Bei der Übernahme von Personalstunden in die Nachkalkulation, z.B. aus dem Programm TimeReport, ermittelt 4Master anhand der übergebenen Personalnummer bzw. der übergebenen Lohnart den Lohnwert pro Stunde, falls kein abweichender Stundenlohn importiert wird.

Hinweise:

•Bei der Verbindung von "KONSTANTE" mit "Zeitgebucht" fragt das Programm nach einer Konstanten. Tragen Sie hier "2" ein, damit  der Buchung die Kennung "mit Zeit" mitgegeben wird.

•Können Daten wegen fehlerhafter Angaben nicht übernommen werden, wird das vom Programm protokolliert. Beachten Sie, dass es trotz Überprüfung der Daten durch das Programm zum Einlesen fehlerhafter Datensätze kommen kann. Es liegt in Ihrer Verantwortung dafür zu sorgen, dass nur korrekte Daten eingelesen werden.

•Wird auf die Zuweisung des Stundenlohns verzichtet, so versucht das Programm, den Wert anhand der Personalnummer aus den Stammdaten zu ermitteln.

•Ist zusätzlich zum Personal eine Lohnart vorgegeben, ist der in der Lohnart angegebene Stundenlohn maßgebend. Dies funktioniert wiederum nur, wenn kein Stundenlohn importiert wird.

Beispiel einer Importdatei: