Dokumentenverwaltung

4Master-Hauptsteuerung: Dokument bzw. Menü: Daten->Adressen oder Verwaltung->Dokumente.

Kompatibel zu MS Office 2007, 2010, 2013 und 2016.

Tipp: Im Prinzip können natürlich auch andere Textverarbeitungsprogramme, wie z.B. die freien Office-Suiten OpenOffice.org / LibreOffice, verwendet werden. Eine direkte Unterstützung, z.B. die Adressübergabe an die Textverarbeitung, existiert aber derzeit nur für die o.g. MS-Office-Versionen.

Hinweise: Wird ein neues Dokument aus dem Menü Adressen heraus angelegt, wird beim Starten von MS Word automatisch die Adresse ins Dokument übernommen.

Die Dokumente werden physikalisch im Verzeichnis [4master]\data\doc bzw. dem Verzeichnis gespeichert, welches in den Betriebsdaten für Notizen/Texte eingestellt ist.

Modus:

Es gibt in der Dokumentenverwaltung 2 Modi, die sich in der Funktionsleiste über den Knopf "Windows Modus" umschalten lassen:

- OLE-Modus (Schalter nicht gedrückt): In diesem Modus können Word- und Excel-Dokumente direkt mit 4Master erstellt und bearbeitet werden. Es werden die Dateitypen DOC, RTF und XLS unterstützt. OLE (Objekt Linking and Embedding) ist eine objektorientierte Schnittstelle zum Bearbeiten von z.B. MS Office-Dateien in einer anderen Applikation, hier 4Master. Es werden nicht alle Funktionen der jeweiligen Office-Anwendung unterstützt.

Nur im OLE-Modus kann die Adresse automatisch ins Word-Dokument übernommen werden.

- Windows-Modus: Hier wird das Dokument oder die externe Datei direkt mit der für diesen Dateityp registrierten Anwendung bearbeitet. So kann zum Beispiel ein JPG-Bild nicht über den OLE-Modus direkt in 4Master geöffnet werden. Hierzu wird das registrierte Grafikprogramm gestartet. 4Master verwaltet lediglich die Dokumentenliste mit Dokumenteninformationen wie Datum, Kunde, Projekt usw.

Vorteil des Windows-Modus ist die Verfügbarkeit aller Funktionen der jeweiligen Anwendung. Im Windowsmodus können alle denkbaren Dateitypen verwendet werden, nicht nur DOC, RTF und XLS.

Während der Bearbeitung eines Dokuments kann der Modus nicht umgeschaltet werden.

Es ist aber möglich, ein in OLE angelegtes Dokument später mit Windows-Programmen zu öffnen. Genauso kann ein mit einer Windows-Anwendung angelegtes Dokument später im OLE geöffnet werden (soweit es sich um XLS, RTF oder DOC handelt).

Dokument neu anlegen:

Diese Beschreibung bezieht sich auf die Anlage eines neuen Dokuments im OLE-Modus. Im Windows-Modus verläuft dies ähnlich.

"Neu anlegen" in der Fußleiste anklicken.

Wenn Sie den Dialog mit ja beantworten, können Sie über den sich öffnenden Dateibrowser ein externes Dokument mit der 4Master-Dokumentenverwaltung verknüpfen, bearbeiten und verwalten.

Bei "nein" springt der Cursor direkt ins Feld für den Dokumentennamen. Hier können Sie einen Dateinamen eingeben, z.B. Bauabnahme.doc. Diese Datei wird dann angelegt oder kann, wenn schon vorhanden, bearbeitet werden.

Tipp: Mit Doppelklick ins Namens-Feld kann der Dateibrowser erneut aufgerufen werden.

Hinweise: Die Vergabe des Dokumentennamens ist Pflicht! Bitte achten Sie auf die Vergabe eindeutiger Namen!

Es können für den Dokumentennamen bis zu 64 Zeichen gespeichert werden. Dies sollte für einen Dateinamen mit Erweiterung ausreichen. Beachten Sie, dass eine Pfadangabe im Feld auf ein Dokument in einem anderen Verzeichnis möglich ist. ("Anderes Verzeichnis" meint ein beliebiges Verzeichnis, jedoch nicht das Dokumentenverzeichnis, welches in den Betriebsdaten unter "Notizen/Texte" definiert ist.) Dann verringert sich jedoch die Länge des möglichen Dateinamens entsprechend. Wir empfehlen daher, alle Dokumente immer im Verzeichnis [4master]\data\doc abzulegen.

Doppelklicken Sie nun ins Feld "Projektnummer". Im sich öffnenden Fenster kann ein Projekt zugeordnet werden.

Zusätzlich kann nun eine Kategorie zugeordnet werden, hier z.B. "abnahme". Nach den Kategorien kann später die Dokumentenliste gruppiert werden, wodurch die Suche erleichtert wird.

Ist die Kategorie noch nicht angelegt, geben Sie einfach in das Feld den Namen ein.

Nun kann noch das Erstellungs- bzw. Änderungsdatum geändert werden (nicht empfohlen).

Über den Reiter "Parameter für Word-Dokument" können bei Word-Dokumenten (und ausschließlich bei diesen) weitere Einstellungen vorgenommen werden. Diese werden dann beim Anlegen des neuen Dokuments in die Word-Datei geschrieben.

- Adresse änderbar.

- Anrede: Es kann eine Anrede aus der DropDown-Box verwendet werden. Ist die gewünschte Formulierung noch nicht vorhanden, tragen Sie die neue Anrede einfach ein. Beim nächsten Mal steht diese dann zur Auswahl.

Kopfform: Verwenden eines Dokuments mit Kopfzeile als Vorlage.

Fußform: Verwenden eines Dokuments mit Fußzeile als Vorlage.

Std.-text: Fügt einen vordefinierten Standardtext in das neu zu erstellende Dokument ein.

Hinweis: Unter Daten->Betriebsparameter, Reiter Laufwerke/Formulare, kann des Kopf-/Fuß-Dokument vordefiniert werden. Diese Einstellung wird dann in der Dokumentenverwaltung vorgeschlagen.

Sind alle Dokumenteninformationen korrekt, starten Sie die Bearbeitung mit dem Schalter "Programm starten" in der unteren Leiste.

Existierte das Dokument mit dem von Ihnen gewählten Namen bereits, erscheint dann dieser Dialog:

Sie können das Dokument überschreiben oder zur Bearbeitung verwenden. In jedem Fall werden Änderungen am Dokument physikalisch gespeichert. Beachten Sie daher, ob das Dokument bereits mit einem anderen Projekt in der Dokumentenverwaltung verknüpft ist. Es empfiehlt sich, jeden Dokumentennamen nur einmal zu verwenden! Verwenden Sie also "Abbrechen", um bestehende Dokumente unberührt zu lassen. Anschließend können Sie dann nochmal "neu anlegen", diesmal aber mit einem Dateinamen, den es noch nicht gibt!

Verfassen Sie nun Ihren Text und speichern Sie anschließend über die entsprechende Schaltfläche (unten). Dadurch wird das Dokument sowohl physikalisch auf der Platte abgespeichert als auch die Verknüpfung und die Dokumenteninformationen in der Datenbank 4m_doc_x.dat von 4Master eingetragen.

Ein vorhandenes Dokument öffnen, bearbeiten, drucken

Soweit es sich bei dem zu öffnenden Dokument um eine DOC-, RTF- oder XLS-Datei handelt, kann der OLE-Modus beibehalten werden. Ansonsten sollte der Windows-Modus verwendet werden.

Wählen Sie ein Dokument aus der Liste aus. Rechts bekommen Sie jeweils eine Vorschau angezeigt (nur OLE). Öffnen Sie das Dokument mit Doppelklick. Über die dort vorhandenen Menüs kann gedruckt werden.

Es können auch die Dokumenteninformationen geändert werden (Projekt, Kategorie...).

Wird ein Dokument geändert, verwenden Sie zum abschließenden Speichern bitte die Schaltfläche unten.

Eine Besonderheit gibt es beim Aufruf eines Dokuments im Windows-Modus:

Hier kann nur ENTWEDER mit der Standardanwendung geöffnet und bearbeitet werden ODER die Dokumenteninformationen bearbeitet werden.

Weitere Funktionen und Schaltflächen

Kategorie: Über die Scrollbox kann ausgewählt werden, nach welchem Kriterium die Dokumentenliste gruppiert werden soll, z.B. nach Datum, Kundennummer, Projekt usw.

Darstellung: Hier kann die Ansicht des über OLE geöffneten Projektes geändert werden.

- Original (Standardwert): Zeigt den Text in seiner normalen Größe an.

- Skaliert: Passt die Ansicht des Dokuments so an, dass es auf der Vorlage Platz hat. Breite und Höhe werden dabei proportional angepasst.

- Automatisch: Zeigt das das Dokument in seiner normalen Größe an. Die Größe der Vorlage wird automatisch an die Größe des Dokuments angepasst.

- Zeigt das Dokument in seiner normalen Größe zentriert über der Vorlage an.

- Stretch: Passt die Ansicht des Dokuments so an, dass es die Vorlage ausfüllt. Die Proportionen des Dokuments werden bei dieser Anpassung nicht berücksichtigt.

Je nach Größe der Vorlage (rechter Fensterabschnitt) kann es zu unerwünschten Verzerrungen im Schriftbild kommen. Setzen Sie ggf. die Anzeige auf "Original" zurück.

Horizontal/Vertikal: Schaltet die Fensterbereiche über- bzw. nebeneinander.

Windows-Modus: Gedrückte Schaltfläche bedeutet Windows-Modus, nicht gedrückte Schaltfläche bedeutet OLE-Modus. Die Beschreibung der Modi finden Sie oben in diesem Kapitel.

Nur OLE zeigen: Schaltet bei im OLE-Modus geöffnetem Dokument den Fensterbereich der Anwendung auf maximale Größe. Durch nochmaliges Betätigen der Schaltfläche wird der Fensterbereich mit der Dokumentenliste wieder sichtbar.

Nur Debitor/Kreditor/Personal: Wurde die Dokumentenverwaltung auf der Adressverwaltung heraus gestartet, werden nur Dokumente dieses Kunden, dieses Lieferanten oder dieses Mitarbeiters angezeigt. Dadurch wird die Dokumentenliste überschaubarer. Wollen Sie alle Dokumente in der Liste anzeigen, deaktivieren Sie die Schaltfläche.

Neues Dokument: Ermöglicht das Anlegen eines neuen Dokuments.

Speichern: Speichert das aktuell bearbeitete Dokument und die Dokumenteninformationen. Anschließend wird das Dokument geschlossen.

Nicht speichern: Verwirft die Änderungen am bearbeiteten Dokument und Änderungen an den Dokumenteninformationen. Anschließend wird das Dokument geschlossen.

Programm starten: Diese Schaltfläche ist bei Neuanlage von Dokumenten sichtbar. Nachdem Sie die Dokumenteninformationen eingetragen haben, können Sie hier die zugehörige Anwendung starten.

Löschen: Löscht den in der Dokumentenliste ausgewählten Eintrag aus der Datenbank. Zusätzlich wird das zugehörige Dokument von der Festplatte gelöscht.

Per E-Mail versenden: Voraussetzung: Standard-E-Mail-Programm installiert, welches MAPI unterstützt (z.B. MS Outlook und Outlook Express).

Projekt markieren, "Per E-Mail versenden" anklicken. Dadurch wird einen neue Nachricht Ihres Standard-E-Mail-Programms geöffnet. Als Dateianhang ist automatisch das zugehörige Dokument hinterlegt. Ins Feld "An" oder "To" wird, wenn in der Adressverwaltung vorhanden, die Mail-Adresse des Empfängers automatisch eingetragen. Die weitere Funktionalität entspricht der Ihres E-Mail-Programms.

Per E-Mail versenden (Drop-Down-Schalter): Hier erreichen Sie die erweiterten Funktionen:

Zum Sammler hinzufügen: Fügt das markierte Dokument zum Sammler hinzu. Die im Sammler befindlichen Dokumente können später zusammen in EINER E-Mail-Nachricht als Dateianhang versendet werden.

Sammler anzeigen: Zeigt alle bereits im Sammler befindlichen Dokumente.

Sammler löschen: Löscht alle Einträge aus dem Sammler. Beim Beenden der Dokumentenverwaltung wird der Sammler immer gelöscht.

Sammler senden: Erzeugt eine E-Mail-Nachricht und fügt dieser alle im Sammler befindlichen Dokumente hinzu.

Beenden: Modul Dokumentenverwaltung schließen.

Eigenschaften: Zeigt die Dateieigenschaften der verknüpften Datei an.

Öffnen mit Std.: Öffnet die verknüpfte Datei mit der für diesen Dateityp in Windows registrierten Standardanwendung.

Öffnen mit...: Ruft den Windows-"Öffnen mit"-Dialog auf, in welchem ein Programm ausgewählt werden kann, das die verknüpfte Datei öffnen soll.

Hier ist ein Dokument als fehlerhaft gekennzeichnet. Das bedeutet, dass das zugeordnete Dokument nicht gefunden wurde. Dieses wurde wahrscheinlich gelöscht, verschoben oder umbenannt. Somit funktioniert die Verknüpfung nicht mehr. Löschen Sie einfach den Eintrag in der Liste.