MS-Outlook-Datenaustausch

Menü: Schnittstellen – MS-Outlook-Schnittstelle.

Diese Schnittstelle ist optional.

Die Funktionalität wurde für MS Office 2007, 2010, 2013 und 2016 getestet.

Vorbemerkung:

Der Abgleich der Adressdaten erfolgt zwingend über die Kundennummer (bei Lieferanten die Lieferantennummer), da die Kundennummer wesentlicher Bestandteil der Rechnung und damit des Rechnungsjournals ist. Haben Sie in MS Outlook schon Kunden angelegt, hinterlegen Sie bitte vor dem ersten Abgleich dort die entsprechende Nummer. Damit werden diese Daten beim Export erkannt und können somit geschützt werden.

Um den Abgleich anzupassen, empfehlen wir Ihnen den ersten Export Ihrer 4Master-Kunden in einen Testordner der MS-Outlook-Kontakte zu übergeben. Verwenden Sie dazu bitte die mitgelieferte Demodatei „export6x.xml“, die Sie dann natürlich auf Ihre Bedürfnisse erweitern bzw. anpassen können.

Wollen Sie auch Lieferanten und Personal exportieren, können Sie sich nach dem Muster des Kundenexports entsprechende Übersetzungsdateien anlegen.

Funktionen der Schnittstelle

•Export von beliebigen Kontakten aus 4Master in einen bestimmten MS-Outlook-Ordner

•Import von Kontakten aus beliebig vielen MS-Outlook-Ordnern nach 4Master

•Individuelle Feldzuordnungen (inkl. einer vordefinierten Zuordnungstabelle, Erklärung siehe weiter unten)

•Login mit abweichenden Zugangs-Daten

•Filterung nach Kategorien

•Filterung nach Änderungszeitraum

•Filterung nach Kontakttyp (z.B. private Kontakte)

•Protokollierung des Datenaustauschs

•Import: Übernahme des Schlüsselfelds aus MS-Outlook-Feld oder selbstdefiniert

•Import: Übernahme von privaten MS-Outlook-Elementen (je nach Login)

Systemvoraussetzungen

•4Master Handwerk oder Wartung, mind. Version 7.0 (und deren Voraussetzungen)

•MS Outlook 2007 / 2010 / 2013 / 2016.

•Optional funktioniert auch eine Anbindung des Exchangeservers.

•MS Outlook Express wird nicht unterstützt.

Ablauf

•Start des Assistenten.

•Verbindung zu MS Outlook herstellen.

•Wahl der Richtung: Export oder Import.

•Felddefinitionen auswählen (für die gewählte Richtung) inkl. Bearbeitungsmöglichkeit.

•Einstellungen der Datenfilterung (Zeitraum, Kategorie, Kontakttypen).

•Weitere Einstellungen (u.a. Protokollierung).

Weiter bei Export von Daten aus 4Master

•Einlesen der Ordnerstruktur von MS Outlook.

•Wahl eines Zielordners.

•Empfang der selektierten Daten aus 4Master.

•Export der Daten nach MS Outlook.

Weiter bei Import von Daten nach 4Master

•Einstellungen für das Feld „Konto“ (eindeutige Kundennummer in 4Master)

•Festlegen, ob es sich um Debitoren, Kreditoren oder Personal handelt.

•Einlesen der Ordnerstruktur von MS Outlook.

•Selektieren beliebiger MS-Outlook-Ordner.

•Für jeden Ordner werden die Kontakte angezeigt, so dass man diese spezifizieren kann.

•Import der Daten von MS Outlook nach 4Master.

Individuelle Feldzuweisungen

Problematik: Wir benutzen zwei Programme (MS Outlook, 4Master) mit jeweils verschiedenen Datenbankstrukturen. Um die Daten zu verwalten ist somit eine Art Übersetzungstabelle notwendig, in der die Tabellen und Felder aus 4Master und die dazugehörigen Felder aus MS Outlook (und umgekehrt) aufgelistet sind. Als Dateiformat wird XML verwendet. Es wird nach Import und Export unterschieden.

•Die Dateien sind nach Zielrichtung eingeteilt (Import oder Export)

•Import: Einer Kombination aus Tabelle+Feld (4Master) wird ein bzw. mehrere MS-Outlook-Feld(er) zugewiesen. Pro MS-Outlook-Feld kann man zusätzliche Spezifikationen einrichten, z.B. nur eine bestimmte Zeile des MS-Outlook-Feldes importieren oder einen Konstantenausdruck importieren.

•Export: Einem MS-Outlook-Feld wird genau eine Kombination aus Tabelle+Feld (4Master) zugewiesen, mehrere Zurordnungen pro sind MS-Outlook-Feld einzeln möglich.

•Bei den Feldlisten der 4Master-Tabellen werden alle Feldbezeichner mit „filler“ und „id“ nicht angezeigt und dürfen auch nicht verwendet werden.

Nummerierungsvarianten beim Import

Problematik: In 4Master existiert für jeden Kontakt eine eindeutige Kundennummer (Feld: Konto) jeweils für einen Kontakttyp Debitor, Kreditor und Personal. Beim Import muss dieses Feld zwingend gefüllt werden. Für den Import wird deshalb im Dialog ein zusätzliches Fenster angezeigt, wo man diese Einstellung festlegen kann.

Bereits vorhandene Einträge

Dieser Fall kann sowohl beim Import als auch beim Export auftreten. Im Dialog erscheint eine Einstellungsseite zu diesem Problem, auf der man das Verhalten des Programm bei einem bereits vorhandenen Kontakt festlegen kann.

Diese Einstellungen sind möglich:

•Bei jedem Element nachfragen

•Export/Import abbrechen

•Eintrag nicht übernehmen (ignorieren)

•Eintrag überschreiben (alter Datensatz wird vorher gelöscht)

•Eintrag abgleichen (alter Datensatz bleibt bestehen, geänderte Felder übernommen)

•Nächste freie Nummer suchen (nur Import)

Wird die Einstellung „Bei jedem Element nachfragen“ gewählt, erscheint immer ein Dialogfenster mit den o.g. Optionen.

Hinweis: Wird der Eintrag "Nächste freie Nummer suchen“ gewählt, so muss beim Import das Feld „Konto“ selbstdefiniert werden.