Wartungsplanung

Menü: Tagesarbeit->Wartungsplanung

Über den Schalter "Planen" gelangt man in eine Auswahl nach Wartungszeitraum von ... bis und Monteur von ... bis.

Hier wird ausgewählt, welche Verträge in die Planung übernommen werden sollen, z.B. alle Verträge, bei denen der nächste Wartungstermin im März liegt oder alle Verträge, für die ein bestimmter Monteur verantwortlich ist.

Mit "Übernahme" werden die zu planenden Verträge in das Planungsfenster übernommen.

Der Schalter "erneut übernehmen" bewirkt, dass bereits in die Planung übernommene Verträge nochmals übernommen werden. In der Regel sollte dieser Schalter nicht benutzt werden müssen.

Klickt man einen Vertrag aus der Liste an, werden oben viele Informationen zum Projekt, zum Standort (oder zur Anlage durch Umschalten der Ansicht) und zum Vertrag angezeigt.

Änderungen: Die oben angezeigten Daten können geändert werden. Änderungen wirken bis ins Wartungsprojekt zurück. Die Änderungen werden allerdings nur gespeichert, wenn man nach Änderung in der unteren Liste in eine andere Planungsposition klickt!

Tipp: Wenn man oben auf Anlage umgeschaltet hat, kann man mit Doppelklick in die Felder für Messdaten / Gerätedaten die Masken bearbeiten.

Der Status einer Position:

•Termin (Symbol Telefon): Es ist mit dem Betreiber / Mieter ein Termin abzustimmen. Druck von Terminliste bei Status "Termin" möglich.

•Warten (Symbol Zahnrad): Ein Termin wurde vereinbart. Ist dieser Status gesetzt, kann der Tourenplan gedruckt werden.

•Erfassen (Symbol Kalkulationsblatt): Es sollen weitere Rechnungspositionen zum Vertrag erfasst werden. Hierzu darf der Status des Vertrages (siehe Wartungsprojekte) nicht auf 0 = pauschal stehen. Dann ist es möglich, mit dem Schalter "Erfassen" in der Fußleiste des Fensters weitere Kosten zu kalkulieren. Diese Möglichkeit besteht nur in der Plus-Version!

•Berechnen (Symbol Rechnungsblock): Die Wartung wurde ausgeführt und soll als Pauschalrechnung gedruckt werden bzw. Rechnung nach Aufwand (Erfassen) gedruckt und verbucht werden.

Tipp: Um den Status mehrerer Planungseinträge auf einmal zu ändern, markieren Sie die Datensätze und verwenden Sie den Schalter "Status" in der Fußzeile.

Weitere Eigenschaften der Planungspositionen:

•Termin / Zeit: Tragen Sie hier den Termin für die durchzuführenden Wartungsarbeiten ein. Bei der Übernahme der Daten in die Planung wird der Termin aus dem Wartungsvertrag vorgeschlagen.

•Priorität: Vergeben Sie hier eine Priorität von 0 bis 9. Falls mal Terminschwierigkeiten auftreten sollten, kann man nach Priorität sortieren.

•Kunde: Hier steht die Kundennummer des Betreibers der Anlage. Ruft ein Kunde wegen eines Termins an, findet man seinen Vertrag, indem man die Liste nach Kundennummer sortiert anzeigen lässt oder nach Kundennummern gruppiert (siehe unten bei Selektion / Sortierung).

•Monteur-Nummer: Hier kann man mit Klick rechts neben die Nummer einen Monteur für den Termin auswählen. Standardmäßig wird hier der dem jeweiligen Standort zugeordnete Monteur vorgeschlagen.

Hinweis: Um einer Planungsposition einen Monteur zuzuordnen, muss in der Adressverwaltung, Personal, im Feld "Wartungsgruppe" ein "M" hinterlegt sein. Nur Monteure mit diesem Kennzeichen können in der Planung ausgewählt werden.

•Monteurname: Hier trägt das Programm den Namen des Monteurs zur ausgewählten Personalnummer ein.

•Anmerkung: Interne Anmerkung, z.B. "Kunde hat letzte Wartung nicht bezahlt", "Rückruf Fr. Meier wg. Termin". 40 Zeichen sind möglich.

•Projekt: Wartungsprojektnummer des zugehörigen Wartungsvertrages.

•Planquadrate: Hier werden evtl. in den Standorten hinterlegte Planquadrat-Daten angezeigt.

•Vorgabezeit: Für die Wartung einzuplanende Zeit. Es wird die im Wartungsvertrag hinterlegte Vorgabezeit vorgeschlagen.

Selektions- und Sortierungsmöglichkeiten:

Klickt man im Kopf einer Spalte auf das Auswahlfeld, hat man die Möglichkeit, die Liste nach verschiedenen Kriterien zu selektieren. Man kann z.B. in der Spalte "Datum" einen Termin auswählen. Dann zeigt die Planungsliste nur die Wartungsverträge, die an diesem Tag ausgeführt werden sollen. Man kann diese Selektion auch mit mehreren Spalten kombinieren. Es ist also möglich, nur die Termine eines bestimmten Monteurs an einem bestimmten Tag anzuzeigen. Sinn macht auch die Anzeige nur der Verträge, die den Status "Termin" haben, um für diese einen Termin zu vereinbaren.

Die Liste kann außerdem auf-/absteigend sortiert werden. Dazu klickt man mit der rechten Maustaste in einen Spaltenkopf. Über das Kontextmenü können außerdem weitere Eigenschaften definiert werden, die hier nicht näher erläutert werden.

Es ist möglich, Spalten in einer anderen Reihenfolge anzuordnen. Dazu zieht man mit der linken Maustaste einen Spaltenkopf zwischen 2 andere Spaltenköpfe, um diese dorthin zu verschieben.

Gruppieren: Eine weitere Möglichkeit besteht darin, eine oder mehrere Spalten in den grauen Bereich nach oben zu ziehen. Dann baut das Programm die Liste gruppiert nach dieser Spalte auf. Die Liste besteht dann aus Ordnern und Unterordnern. Zieht man z.B. den Kopf der Spalte Monteur-Nr. nach oben, bekommt unten jeder Monteur einen Ordner. Öffnet man einen dieser Ordner, sieht man alle Termine, die diesem Monteur zugeordnet sind.

Löschen einer Planungsposition: Man klickt dazu mit der rechten Maustaste in eine Position und klickt auf "Löschen". Davon bleibt das Wartungsprojekt unberührt. Man kann die Position über "Planen" jederzeit wieder zurückholen. Allerdings erst dann, wenn der Termin im Wartungsvertrag (Programmpunkt "Wartungsprojekte") geändert wird. Dadurch wird nämlich das interne Kennzeichen, dass der Vertrag in die Planung übernommen wurde, gelöscht. (Durch diesen Mechanismus wird verhindert, dass Planungspositionen doppelt in die Planung übernommen werden.)

Alternativ kann man auch die Option "erneut übernehmen" in der Planung verwenden. Allerdings kann dann der unerwünschte Effekt eintreten, dass auch andere, bereits übernommene Verträge erneut übernommen werden.

Tipp: Um auszuschließen, dass Wartungsverträge, die (versehentlich) in der Planung gelöscht wurden, beim "Planen" nicht berücksichtigt werden, geht man so vor: Druck der Fälligkeitsliste für einen bestimmten Zeitraum. Vergleich der Positionen, die in die Wartungsplanung übernommen wurden, mit dieser Liste. Wird festgestellt, dass eine Position in der Planung fehlt, wird im Programmpunkt "Wartungsprojekte" der Termin im Wartungsvertrag überschrieben und der Status "übernommen" somit zurückgesetzt. Dann wird erneut die Planung ausgelöst. Nun sollte die fehlende Position übernommen werden.

Löschen + verbuchen: Mit der rechten Maustaste auf eine Position klicken, "verbuchen + löschen" auswählen. Löscht die Position aus der Planung und erhöht den Termin im Vertrag um das vorgegebene Wartungsintervall.

Weitere Funktionen und Schalter:

•Ankreuzfeld "Eintrag löschen": Ist ein Vorgang abgeschlossen und wurde eine Rechnung zum Kunden gedruckt (mit Verbuchen), wird dieser Vorgang aus der Liste entfernt.

•Ankreuzfeld "Projektnummer zeigen": Zeigt für die Projektnummern bei Einträgen an, zu denen bereits eine Rechnung angelegt wurde.

•Knopf "Wartungsprojekt": Ruft das zur Planungsposition gehörende Wartungsprojekt auf.

•Erfassen: Eine Rechnung zum Vorgang erstellen / Rechnung bearbeiten.

•Ausgabe Word: Ausgabe der aktiven Planungsposition als MS-Word-Seriendruckdokument.
 
Tipp: Um bei der Rechnungserstellung die Anschrift aus Betreiber- und Rechnungsadresse zusammenzusetzen, aktivieren Sie unter Daten, Betriebsparameter, System, System die Option "Rechnung mit Betreiberinfo".

Der Schalter Erfassen in der Fußzeile der Planung ist nur in der Plus-Version verfügbar. Hier ist es möglich, Positionen für den Rechnungsdruck zu erfassen und eine Wartungsrechnung zu drucken. Lesen Sie bitte im Kapitel Erfassen nach um mehr zu erfahren!

Ausgabe:

Die Ausgabe von Kundendienstauftrag und Terminvereinbarung erfolgt über den Schalter "Ausgabe". Der Druck bezieht sich immer auf den Vertrag, auf den man vorher geklickt hat. Es können mehrere Verträge markiert werden, die dann im Stapel gedruckt werden.

Im Druckfenster kann man den Drucker sowie das zu druckende Formular und einen zugehörigen RTF-Text auswählen:

•Anschreiben: Auswahl eines zu druckenden Textes. Durch Doppelklick im Eingabefeld kann der Text zur Bearbeitung aufgerufen werden.

•Dateiname aus Formularname erstellen: Übernimmt je nach ausgewähltem Formular einen Text gleichen Namens, z.B. WP_KDAuftrag.RTF.

•Notiz ausgeben: Druckt die Anlagennotiz.

•Nur selektierte Einträge drucken: In der Planungsliste markierte Einträge werden gedruckt. Ist der Schalter nicht gesetzt, werden alle Einträge der Planungsliste gedruckt.

Suche nach Wortanfang (Sofortsuche)

Die Sofortsuche steht in allen Spalten der Tabelle zur Verfügung. Dazu klickt man in eine Spalte und gibt den Anfang des gesuchten Wortes ein. Dadurch springt das Programm live auf den ersten Eintrag, der mit den eingegebenen Zeichen beginnt. Gibt es weitere relevante Einträge, kann man zu diesen mit [Strg]+[Enter] springen. Rückwärts bewegt man sich mit [Shift]+[Enter].

Tipps:

•Geben Sie mehrere Zeichen ein, um die Suche zu verfeinern.

•Man kann auch nach Zahlen wie z.B. einem Datum suchen.

•Groß- und Kleinschrift wird bei der Suche nicht unterschieden.

Vordefinierter Text für die Wartungspauschale

In den Betriebsparametern können Sie in der Kategorie "Zahlungstexte" einen Rechnungstext für die Wartungspauschale vorgeben. Dieser wird anstelle der im Wartungsvertrag eingetragenen "Leistung" in der Rechnung, die Sie in der Planung per "Erfassen" anlegen, als Kurztext für die Pauschalposition verwendet.