Serienbriefe

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Hier können Serienbriefe für Wartungskunden generiert werden. Dazu ist es erforderlich, dass in der Anlage Gerätemasken hinterlegt sind. Die Serienbrieffunktion fasst immer Kunden mit gleicher Gerätemaske zusammen; z.B. alle Kunden mit Öl.

Vorgehensweise: Zunächst klickt man oben auf den Schriftzug "Gerätemaske". In dem sich öffnenden Dialog wählt man eine Gerätemaske aus, z.B. für Öl. Sämtliche Anlagen mit der ausgewählten Maske werden nun aufgelistet. Dabei ist es unerheblich, ob ein Vertrag zur Anlage existiert.

Wählt man die Gerätemaske aus, ohne das Ankreuzfeld "Kundenadresse erstellen" zu aktivieren, werden in der Tabelle nur die Gerätedaten dargestellt.

Hat man noch keine Word-Vorlage für den Serienbrief erstellt, kann man dies nun über den Icon "Erstellen" tun.

Zunächst wird man aufgefordert, eine Dokumentenvorlage (*.DOT) zu wählen. In der Regel wird das Normal.dot sein. Anschließend öffnet sich Microsoft Word, und man kann über die Word-Funktion "Seriendruck-Feld einfügen" Felder zuordnen. 4Master stellt hier die Felder z.B. für Kundenanschrift und Geräteparameter zur Verfügung.

Allgemeine Informationen zum Erstellen eines Serienbriefes findet man in der Hilfe von Microsoft Word.

Ist der Brief fertig formuliert und alle notwendigen Felder zugeordnet, kann das Word-Dokument gespeichert und beendet werden.

Über den Icon "Verbinden" verbinden Sie Ihren Serienbrief mit den Kunden- und Gerätedaten aus der Wartung. Dazu wird einfach im Dialog die erstellte Word-Datei ausgewählt. Hier können nun auch noch Änderungen vorgenommen werden. Anschließend speichern und beenden.

Der Icon "Bearbeiten" verbindet ebenfalls Daten zum Dokument und erzeugt dabei sogar schon die einzelnen Schreiben an die Kunden. Hier kann dann auch gedruckt werden.

"Drucken" verbindet ebenfalls die Daten und startet dann sofort in das Druckmenü, um alle Schreiben zu drucken.

Über den Icon "Datendatei" werden die Kunden- und Gerätedaten in einer Datei gespeichert.

Dabei werden die in der Liste angezeigten Kunden berücksichtigt, je nach Gerätemaske.

Nachfolgend ein Beispiel, wie die Daten in die TXT-Datei gespeichert wurden:

Die erzeugten Dateien können später in der Tabellenkalkulation Ihres Office-Pakets eingelesen werden. Hier können die Daten dann ausgewertet und weiter bearbeitet werden. Dadurch ist es möglich, auch ohne Microsoft Office einen Serienbrief zu erstellen, indem die erzeugten Daten in eine beliebige Textverarbeitungssoftware mit Seriendruckfunktion importiert werden, z.B. die freien Programme OpenOffice.org / LibreOffice.