Bauakte (Dokumentenzuordnung)

Menü: Projekte->Erfassen und Daten->Adressen.

Den Programmpunkt "Dokumente" bzw. "Bauakte" finden Sie in der Adressverwaltung und bei der Bearbeitung von Projekten im Erfassen. Sie können hier jede Art von Dokumenten wie Schriftverkehr, Zeichnungen, technische Dokumente, aber auch ganze Verzeichnisse mit Bezug zu einem Bauprojekt oder zu einem Kunden durch Verweise (Links) zuordnen. Einem Projekt zugeordnete Dokumente werden automatisch der Adresse des Auftraggebers zugeordnet und in der Adressverwaltung angezeigt. Die einfachste Art der Zuordnung erfolgt per Drag & Drop aus dem Windows-Explorer.

Funktionen in der Fußzeile:

•"+" und "–": Einen neuen Datensatz anlegen bzw. einen Datensatz löschen. Beim Löschen kann ausgewählt werden, ob nur die Verknüpfung oder die Datei auch im Dateisystem gelöscht werden soll.

•"Explorer": Ruft den Windows-Explorer auf. Sie können dort an einen Stelle navigieren, von der Sie eine Datei oder ein Verzeichnis zuordnen wollen. Die Zuordnung kann durch Ziehen mit der Maus und Fallenlassen auf das Dokumentenzuordnungsfenster erfolgen.

•"Suchen": Öffnet einen Dialog, der nach einer Datei fragt, die dem aktuellen Datensatz zugeordnet werden soll. Enthält die aktuelle Zeile bereits eine Zuordnung, können Sie wählen, ob die Zuordnung ersetzt werden soll oder ob eine neue Zuordnung erstellt werden soll.

•"Dateiinfo": Gibt Informationen über eine Datei aus.

•"Projekt": Ermöglicht die Zuweisung eines Projekts zur ausgewählten Datei. Wenn diese Funktion im Modul Erfassen ausgeführt wird, verschwindet die Zuordnung aus der aktuellen Ansicht, wenn Sie ein abweichendes Projekt zuweisen – die Zuordnung ist dann im anderen Projekt sichtbar.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Tabelle, um auf Funktionen des Kontextmenüs zuzugreifen. Hier wäre unter anderem der Spalteneditor zu nennen, der es Ihnen ermöglicht, der Tabelle weitere Spalten hinzuzufügen oder auch Spalten auszublenden.

Weiterhin ist hier die Ausgabe der Tabelleninformationen als Text-, Excel- oder HTML-Datei möglich.

Bedeutung der Hintergrundfarben der Datei- bzw. Ordnernamen:

•Keine: Eine im Dateisystem existierende Datei ist zugeordnet.

•Gelb: Ein im Dateisystem existierendes Verzeichnis ist zugeordnet.

•Rot: Die Datei oder das Verzeichnis existiert im Dateisystem nicht (mehr) bzw. wurde verschoben; die Zuweisung ist ungültig. Prüfen Sie die Zuweisung und, falls die Datei verschoben wurde, korrigieren Sie die Zuweisung mit der Suchen-Funktion.