Vertragsabrechnung

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Optional: Dieser Programmteil ist gesondert zu erwerben und nur in Verbindung mit Wartung PLUS einsetzbar.

Dieses Modul ermöglicht die turnusmäßige Abrechnung von Projekten. Die Anlagen und Verträge werden dabei in einer Rechnung pro Kunde zusammengefasst.

Allgemeine Informationen und Voraussetzungen

In der erstellten Rechnung werden die Anlageninformationen als Langtext der Position verwendet:

Der Positionskurztext besteht aus:

1. Zeile: Inhalt von Feld "Leistung" des Vertrages.

2. Zeile: Im Vertrag definierter Zeitraum (VON "Termin" BIS nächster Termin, der über das Intervall errechnet wird).

Um einen Vertrag über die Vertragsabrechnung abrechnen zu können, ist im Wartungsprojekt der Status 3 zu verwenden:

Im Feld "Vertrag" kann ein Textname hinterlegt werden. Dieser Text wird dann später als Vortext in die Rechnung übernommen. Es wird nur der Textname (ohne Dateierweiterung) eingetragen. Das Textdokument muss als RTF-Datei im Verzeichnis [4master]\data\doc existieren oder in dem Verzeichnis, dass im Firmenstamm alternativ für Notizen/Texte vorgesehen wird.

Das Feld Preis wird für den Positionspreis der Rechnungsposition verwendet.

In der Rechnung sieht das dann beispielsweise so aus:

Bei mehreren Anlagen/Verträgen pro Kunde werden mehrere Leistungspositionen generiert.

Selektieren der Wartungsprojekte und erzeugen der Rechnungen

Einstellungen für die Ermittlung der Projekte:

•Um aus den Wartungsverträgen Rechnungen zu erzeugen, wird der Zeitraum von...bis definiert. Das Datum entspricht Termin aus Wartungsvertrag.

•Wart.Beginn/Ende: Berücksichtigt beim selektieren der Projekte nur die Verträge, die noch nicht abgelaufen sind, in denen also der "Termin" zeitlich vor dem Ende der Wartung ("Ende Wart.") liegt. Dadurch wird ausgeschlossen, dass Rechnungen für abgelaufene Verträge erstellt werden.

•Projektnummern prüfen: Ist die Option gesetzt, wird während der Filterung der Verträge geprüft, ob die Projekte fortlaufend nummeriert sind. Wenn nicht, wird ein Report ausgegeben, in dem die fehlenden Projektnummern aufgelistet sind.

Klicken Sie auf "Projekte ermitteln". Dadurch werden alle Verträge in der Liste angezeigt, bei denen der Termin im vordefinierten Zeitraum liegt und die den Status 3 = Vertrag besitzen.

Es ist möglich, einen oder mehrere Einträge der Liste zu löschen, wenn diese bei der Erstellung der Rechnungen nicht verwendet werden sollen. Dazu werden die entsprechenden Einträge markiert und mit der Tastenkombination [Strg]+[Entf] entfernt.

Einstellungen für die Projekterstellung:

•Datum: Das hier eingetragene Datum wird als Projektdatum bei der Erstellung der Rechnung verwendet.

•Betreff: Auswahl, was in Betreff der Rechnungen eingetragen werden soll:

•Betreiber: Betreiberadresse aus dem Wartungsprojekt

•Standort: Standort-Daten aus dem Wartungsprojekt. Ist im Firmenstamm die Option "Rechnung mit Betreiberinfo" gesetzt, ist diese Auswahl die Standardeinstellung.

•Keine Daten.

•Termin erhöhen: Beim Erstellen der Projekte wird der Termin der Wartungsverträge jeweils um das im Vertrag definierte Zeitintervall erhöht.

•Betreibernummer in Baustelle: Beim Erstellen der Projekte wird die Debitornummer des Betreibers in das Baustellenfeld (siehe Projektvorgaben, Baustelle) eingetragen. Wird später im Erfassen eine Rechnung gesucht, kann dann im Suchfeld "Baustelle" nach dem Betreiber der Anlage gesucht werden.

•Adresse zusammensetzen: Wird diese Option ausgewählt, wird in den zu erstellenden Rechnungen die Rechnungsanschrift aus Betreiber- und Rechnungsempfänger-Adresse zusammengesetzt, wobei die ersten beiden Zeilen Name 1 + 2 aus der Betreiberadresse enthalten und die restlichen Zeilen die Rechnungsempfänger-Daten (Name 1 + 2, Straße und Ort) enthalten. Existiert keine Betreiberadresse oder ist die Debitornummer mit der der Rechnungsempfänger-Adresse identisch, wird nur die Rechnungsempfänger-Adresse in die zu erstellende Rechnung übernommen. (Ist im Firmenstamm die Option "Rechnung mit Betreiberinfo" gesetzt, ist die Option "Adresse zusammensetzen" standardmäßig gesetzt.)

Druckmenü (Listendruck):

•Vorschau: Druckvorschau der Liste der Vertragsabrechnung anzeigen.

•Drucken: Drucken der Liste mit vorheriger Auswahl des Druckers.

•Seite einrichten: Bietet Einstellmöglichkeiten, um die zu druckende Seite anzupassen.

•Druckdesigner: Über den Reportdesigner können weitere Einstellungen bezüglich des Ausdrucks der Liste vorgenommen werden, z.B. Änderung der Schriftart beim Druck u.v.m.

•Nur Selektion drucken: Nur die in der Liste markierten Einträge werden zum Druck der Liste verwendet.

Unten wird die Anzahl der aus den abzurechnenden Wartungsverträgen resultierenden Leistungspositionen und die Anzahl der daraus zu erstellenden Rechnungen angezeigt.

Über die Schaltfläche "Projekte erstellen" werden die Rechnungen lt. Liste erzeugt. Die Rechnungen können dann über den Menüpunkt Tagesarbeit, Rechnung weiter bearbeitet und gedruckt werden. Wenn sehr viele Rechnungen erstellt wurden ist es sinnvoll, diese über den Stapeldruck in 4Master HANDWERK zu drucken.

Keine Einsatzplanung

Die Vertragsabrechnung ist nicht geeignet, eine Einsatzplanung für Monteure/Außendienstmitarbeiter zu erstellen. Wird dies benötigt, kann zusätzlich das Modul Wartungsplanung genutzt werden. Sind die Termine erledigt, können die Wartungsplanungseinträge aus der Liste gelöscht werden.

Hinweis: Werden Vertragsabrechnung und Wartungsplanung in dieser Weise für gleiche Objekte parallel betrieben, ist darauf zu achten, dass die Termine nicht in beiden Modulen erhöht werden. Zur Terminerhöhung sollte in diesem Fall das Modul Vertragsabrechnung benutzt werden.