Menü: Schnittstellen->Datanorm.

Beachten Sie, dass es durch unsachgemäßen Import zu Datenfehlern kommen kann. Sie sollten deshalb vor dem Import eine Kopie Ihrer Daten erstellen.

Vorm Einlesen von Daten muss sichergestellt werden, dass in den Betriebsparametern unter System die Option "ohne Lieferantenpreise" deaktiviert ist. Nur dann kann später eine Preispflege durchgeführt werden!

Auch wenn die Datanormschnittstelle genormt ist, gibt es keine eindeutige Reihenfolge für die Vorgehensweise bei der Übernahme. Sollten sich Probleme beim Einlesen ergeben, nehmen Sie Rücksprache mit Ihrem Datanormlieferanten und Ihrem 4Master-Partner.

Nach Anwahl der Datanorm-Schnittstelle wird Ihnen folgendes Fenster angezeigt:

In der Fußzeile finden Sie zum einen die Auswahl des Lieferanten, den Start der Übernahme und darüber eine Zeile mit der Übernahmevoreinstellung, dem Bereich Warengruppen, Rabattgruppen, Langtexte und Datenansicht.

Die Lieferantenauswahl benötigen Sie, um festzulegen, für welchen Lieferanten Sie die nachfolgenden Materialien oder Standardleistungen einlesen möchten. Diese Auswahl ist wichtig für jegliche Übernahme, ob es sich um eine Übernahme von Waren- oder Rabattgruppen, einer Neuanlage, Preispflege oder Änderung handelt.

Zuerst sollte ein Lieferant ausgewählt werden.

Übernahme

Die Anwahl Übernahme ist für die Materialneuanlage, Änderung und Löschung, alle Lang- oder Dimensionstexte, Materialnummernänderungen, Zeitübernahme und jegliche Art von Preispflege vorgesehen. Auch die Leistungs- und Setübernahme findet in diesem Bereich statt. Die Software ist in der Lage, durch die entsprechende Satzkennzeichen der Datensätze auf der Diskette oder CD-ROM festzustellen, was genau mit den Informationen geschehen soll.

Voreinstellungen

Die erste Abfrage beschäftigt sich mit der DOS->Windows Konvertierung. Der Schalter wird standardmäßig von uns auf Ja voreingestellt, um sicherzustellen, dass die Datanormdisketten, auf denen sich die Dateien im ASCII-Format befinden, entsprechend in das Windows-Textformat umgestellt werden.

Danach folgt die Abfrage "Datanormdaten in den Speicher". Diese Funktion ist dazu vorgesehen, um die Datanorm-Datensätze in den Hauptspeicher einzulesen und die Struktur (Kennzeichen) zu identifizieren.

Stellen Sie den Schalter "ohne Diskettenkennung" ein, wird bei einer zusammen kopierten Datei (wenn mehrere Disketten zu einer großen Datei zusammengefasst werden) nicht nach jeder Diskette der Einlesevorgang angehalten, sondern die Datenübernahme läuft komplett in einem Zug in die Stammdaten.  

Ein Lieferantenkennzeichen spielt dann eine Rolle, wenn Sie generell ausschließen möchten, dass gleiche Materialien (mit gleicher Nummer) von verschiedenen Lieferanten nicht übernommen werden. In Regelfall wird nur das erste Material, die weiteren nicht angelegt und somit übergangen. Durch die Verwendung des Lieferantenkennzeichens wird diese Situation ausgeschlossen, dieses wird lieferantenbezogen hinterlegt und sorgt dafür, dass bei der Neuanlage von Materialien dieses vor jede Materialnummer gesetzt wird.

Die Abfrage Leistungs-/Setübernahme können und sollten Sie dann anwählen, wenn nicht nur Materialien, sondern komplette Leistungen und eine Setübernahme (Stückliste) erfolgen soll.

EK+VK / Einheit zurückrechnen: Diese Option sollte gewählt werden, wenn die Übernahme in den Artikelstamm so erfolgen soll, dass Artikel mit Preiseinheit ungleich 1 in einen Preis für 1 Einzelstück gespeichert werden. Zum Beispiel 10m Stahlprofil á 50€ sollen als 1m á 5€ gespeichert werden.

Datenübernahme anzeigen?: Nicht aktiviert läuft die Übernahme schneller, da die gerade eingelesenen Artikel bei der Übernahme nicht angezeigt werden.

Optionen abweichend von Datanorm

Weil die gelieferten Datenformate in der Praxis so vielfältig sind, wurde es erforderlich, ein paar zusätzliche Optionen bereitzustellen:

•Nettopreis und Rabatt: Berechnet bei Daten des Lieferanten Reiss den EK aus VK und Rabatt

•AA-Datensätze neu anlegen: Falls ein Artikel noch nicht existiert, wird er angelegt, auch wenn die Datanormdatei nur einen Änderungssatz (AA) bereitstellt statt wie eigentlich erforderlich einen Neuanlagesatz (AN).

•nur Prüfung Nummerndopplung: Sucht in einer angegebenen Datanormdatei nach Artikeln, die es im Datenbestand schon gibt, statt die Daten einzulesen. Auch nicht gefundene Artikel werden nicht eingelesen. Werden schon vorhandene Artikel gefunden, gibt das Programm nach Abschluss des Vorgangs eine Liste dieser Artikel aus.

Übernahmeparameter

Der Bereich der Übernahmeparameter beschäftigt sich mit den genauen Einstellungen für die nachfolgende Übernahme. Die Abfrage Rabattgruppen berücksichtigen und/oder Warengruppen berücksichtigen dürfen Sie nur dann mit Ja festlegen, wenn Sie einen oder beide dieser Bereiche vorher übernommen haben. Dabei dienen die Warengruppen zur Festlegung der Materialbereiche, die eingelesen werden sollen. Die Rabattgruppen dienen zur Preisfindung von Materialgruppen. Beide Gruppen sind nicht zwingend vorgeschrieben.

Die Abfrage Suchbegriff dient dazu, um festzulegen, welche Informationen in dieses Feld eingetragen werden sollen. Sie können die Auswahl Matchcode, Kurztext oder Alternativ-Artikelnummer bestimmen. Beachten Sie, dass diese Angabe nur bei der Neuanlage oder der Änderung von Materialien berücksichtigt wird. Im Regelfall ist die Angabe Matchcode die sinnvollste. Nehmen Sie im Einzelfall Rücksprache mit Ihrem Lieferanten, welche Angaben er unterstützt und in welcher Form bereitstellt (sprechender Schlüssel).

Die Anwahl Lang-/Mischtexte, Langtexte und Dimensionen spielen dann eine Rolle, wenn Sie Langtexte jeglicher Art und Kombinationen -das heißt- nicht nur mit der Kurztextzeile 1 und 2 arbeiten möchten. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass Ihr Lieferant Lang- und Dimensionstexte unterstützt und mit auf seinen Disketten abgelegt hat. Befinden sich auf den Disketten keine Lang- und Dimensionstexte entstehen keine Probleme, wenn Sie fälschlicherweise die Anwahl Ja treffen.

"nur Langtexte neu übernehmen": Überschreibt bei Artikel-Neuaufnahmen den Langtext. Eigentlich darf bei Neuaufnahmen (A;N;-Sätze) nichts ersetzt werden, wenn ein Artikel schon existiert. Diese Option ermöglicht es, diese Regel zu umgehen und ausnahmsweise Texte zu ersetzen, z.B. dann, wenn diese manuell verändert wurden und man wieder den Urzustand herstellen möchte.

Ab und zu führen Lieferanten Nummernänderung Ihrer Materialien durch. Im Regelfall erfolgt diese aber dann für alle Materialien, wobei nur die bestehende Materialnummer ausgetauscht wird und der ursprüngliche Artikelsatz ansonsten komplett erhalten bleibt. Wenn Nummernänderungen enthalten sind, bitte diese Option anhaken. Wenn Sie bereits Leistungsstücklisten mit Artikeln erstellt haben, deren Nummer nun geändert wird, ist dies kein Problem: Durch Anwahl "Stückliste ändern" werden nämlich auch in den Stücklisten die Nummernänderungen übernommen. Es erscheint bei Anwahl dieser Option die Abfrage "Referenzdatei erstellen?". Wird diese Frage mit ja beantwortet, wird eine REF-Datei angelegt, wo die Nummernänderungen hinterlegt sind. Existiert bereits eine REF-Datei und Sie wollen diese beibehalten (nur erweitern), müssen Sie folgendermaßen vorgehen: mit [Shift]+ rechte Maustaste den Punkt "Stückliste ändern" anklicken. Dann werden die neuen Daten in die bestehende REF-Datei eingepflegt, ohne die bestehende Datei zu überschreiben.

"Nur Langtexte neu übernehmen": Überschreibt vorhandenen Langtexte.

Wenn Ihr Lieferant auch Datanormlöschungen durchführt, sollten Sie die Abfrage Löschung zulassen markieren, damit die Materialien aus Ihren Materialstammdaten herausgenommen werden. Alle schon übernommenen Materialien in Ihren Projekten bleiben und Leistungen bleiben davon unberührt.

"Lieferantenpreisdatei ergänzen" (empfohlen): Legt zusätzlich zum Artikel auch den Lieferantenpreis an bzw. ergänzt die Lieferantenpreisdatei zum Artikel um weitere Lieferantenpreise, falls mehrere Lieferanten gleiche Artikelnummern verwenden.

"Zeit übernehmen". Diese sollten sie dann anwählen, wenn für Materialien oder Leistungen die Zeit übernommen werden soll. Wichtig ist vor Start der Übernahme eine Kontrolle bzw. ein Eintragung des Betriebsmittellohnes im Programmbereich Daten-Betriebsparameter-Voreinstellungen, um programmtechnisch über die Zeit den Betrag berechnen zu können.

Preispflegeparameter

Der Bereich der Preispflegeparameter beschäftigt sich mit den Einstellungen für die Preisfindung. Im Regelfall erfolgt eine Preispflege über die Datpreis-Datei, ab und zu über einen Datanormänderungssatz (A;A;), teilweise mit und ohne Rabattgruppen zu berücksichtigen. Pauschal können wir Ihnen keine lieferantenbezogene Voreinstellung geben, auch wenn uns sehr viele Lieferanten und deren Datenbestände bekannt sind und vorliegen. Die erste Preispflege ist grundsätzlich die schwierigste.

Sollten Sie unsicher sein, nehmen Sie Rücksprache mit Ihrem Lieferanten und prüfen Sie mit ihm stichprobenartig einige Materialien, ob Ihr System die korrekten Preise enthält.

Die erste Abfrage beschäftigt sich, wie schon beschrieben, mit der Verwendung von Rabattgruppen, wobei über die neuen Preise von der Diskette und die bestehenden Rabattgruppen Ihr aktueller Einkaufspreis ermittelt wird. Danach folgt die Abfrage "Neu berechnen" VK-Preis oder Rabatt. In den meisten Fällen muß die Anwahl "Rabatt" getroffen werden.

Haben Sie in Ihren Materialstammdaten Festpreis angelegt, die über einen Faktor an den aktuellen Einkaufspreis gekoppelt sind, sollten Sie die Frage neu berechnen mit Ja bestätigen.

Die letzte Abfrage beschäftigt sich damit, ob innerhalb der Materialverwaltung der Verkaufs- und Einkaufspreis über die Preiseinheit schon heruntergerechnet werden soll.

Beachten Sie die Schaltereinstellung im Programmbereich Daten-Betriebsparameter-System/Schriften, der nur aktiviert sein sollte, wenn die Materialien der Stammdaten noch nicht heruntergerechnet sind. Ansonsten könnte eine doppelte Berechnung mit einem falschen Preis erfolgen.

Warengruppen

Wie schon im oberen Bereich beschrieben, dienen die Warengruppen zum Aussortieren der Materialien, die Sie übernehmen möchten. Wenn Ihr Lieferant Ihnen eine Diskette mit Warengruppen liefert (muss er jedoch nicht), so können Sie diese einlesen und hier wiederfinden. Sie sollten dieses auf jeden Fall vor der eigentlichen Materialübernahme vornehmen.

Hauptwarengruppen und Warengruppen werden unter Datanorm 4.0 grundsätzlich in einer separaten Datei mit dem Namen DATANORM.WRG ausgeliefert. Dementsprechend legt 4Master in dieser Übersicht alle Hauptgruppe und Untergruppe an. Ergänzend dazu gibt Ihnen das Feld Bezeichnung Informationen zu der Gruppe.

In der rechten Spalte "zuw." legen Sie fest, welche Warengruppen bei der nachfolgenden Übernahme berücksichtigt werden sollen. Die nicht gekennzeichneten Gruppen werden  bei der Übernahme -wenn Sie bestimmen, Warengruppen berücksichtigen- nicht miteingelesen.

Rabattgruppen

Anders als die Funktion der Warengruppen dienen die Rabattgruppen der Preisfindung Ihres Materials. Auch hier gilt, dass Ihr Lieferant Ihnen keine Rabattgruppendiskette liefern muss, er kann es. Abhängig natürlich auch davon, wie er und ob er eine Preisfindung vornimmt.

Die Rabattgruppen werden ebenfalls separat in einer Datei angeliefert, der Dateiname lautet DATANORM.RAB Diese sollten ebenfalls vor der eigentlichen Materialübernahme eingelesen und dann der Schalter Rabattgruppen berücksichtigen im Rahmen der Übernahme auf Ja eingestellt werden.

In dem Feld Gruppe wird die Rabattgruppennummer eingetragen, danach folgt das Feld Bezeichnung, welches die Beschreibung enthält. Das nachfolgende Kennzeichen gibt an, ob für die Rabattgruppe ein Multiplikator (2) oder ein Rabatt (1) übergeben wird.

Vorsicht beim manuellen Anlegen von Rabatten: Ist diese Spalte leer, wird bei der Gruppenpreispflege kein Rabattsatz übernommen! Immer 1 oder 2 eintragen.

In der Spalte "Multi/Rabatt" wird entsprechend dem vorherigen Feld der Multiplikator oder der Rabattsatz eingesetzt.  

Langtexte

Bei der Datanormschnittstelle muss man die Kurztextzeilen 1 und 2 unabhängig von allen Lang- und Dimensionstexten sehen. Mehrere Langtextinformationen werden – falls Ihr Lieferant diese Funktion unterstützt – materialbezogen abgelegt. Das bedeutet, dass diese individuell einem Material zugeordnet sind.

Ergänzend dazu gibt es zentral abgelegte Langtexte, die Sie an dieser Stelle wiederfinden und die für eine Materialgruppe (z.B. Heizungen, Heizkörper,...) gelten und herangezogen werden. Ein Datanormlangtext kann sowohl als gesamte Langtextbeschreibung und als ein Teilbereich des Langtextes (Zusammensetzung mehrerer Informationen) verwendet werden.

Die Langtextnummer ist der Schlüssel, über den das Material den jeweiligen Langtext sucht und heranzieht. In den Feld Langtext finden Sie die Beschreibung des Datanormlangtextes, für dessen Größe es keine Richtlinie gibt. Beachten Sie, wenn mit Langtexten gearbeitet werden soll, Sie alle Abfragen zu Lang-, Misch- und Dimensionstexten bei der Übernahme mit Ja beantworten, da sonst Beschreibungsprobleme für das Material entstehen.  

Datenansicht

Die Anwahl Datenansicht bietet Ihnen nach die Möglichkeit, eine vorliegende Datanormdatei einzusehen.

Allgemeine Informationen zu Datanorm 4.0

Die Datanormschnittstelle wurde als Standardverfahren für den Datenaustausch zwischen dem Fachgroßhandel, den Herstellern, den Verbänden und den Handwerksbetrieben unter der Schirmherrschaft der Verbände VSI und DGH entwickelt. Die Datanorm-4.0-Satzbeschreibungen wurde zum 1.Mai 1995 freigegeben. Grundlage sind die Satzbeschreibungen, die der Datanorm-Arbeitskreis Datenaustausch fachtechnisch im Detail konzipiert und festgelegt hat; dieser betreibt auch die Pflege und forciert die Weiterentwicklung.

•Dateiname für Warengruppen: DATANORM.WRG,

•Dateiname für Rabattgruppen: DATANORM.RAB,

•Dateiname für Neuanlage, Änderung, Löschung & Nummernänderung: DATANORM.001, .002, ...DATANORM.999,

•Dateiname für Preispflege: DATPREIS.001, DATPREIS.002, ... DATPREIS.999;  

•Satzlänge generell 128 Zeichen

•alle Felder werden durch ein Semikolon getrennt

•festgelegte Satzarten als Verarbeitungskennzeichen, siehe nachfolgende Zusammenstellung

•die zu übertragenden Dateien sind sequentiell organisiert

•Aufzeichnung im ASCII-Code

•Zeichenumfang entsprechend einer festgelegten Zeichentabelle

•Weitergabe auf Disketten, CD, manchmal auch als komprimierte Datei

Standardmäßige Vorgehensweisen, Tipps und Fehler

1.Datei DATANORM.WRG: generell einzulesen über den Programmbereich "Warengruppen-Übernahme starten"

2.Datei DATANORM.RAB: generell einzulesen über den Programmbereich "Rabattgruppen-Übernahme starten"

3.Dateien DATANORM.WRG und DATANORM.RAB: Warengruppen ein/ausschließen, Rabatte kontrollieren, danach die Materialübernahme vornehmen

4.Übernahme Material

a)Neuanlage: Abfragen "Warengruppen berücksichtigen" und "Rabattgruppen berücksichtigen" nur mit JA beantworten, wenn Waren- und Rabattgruppen zuvor eingelesen wurden, vorausgesetzt der Lieferant bietet diese an

b)Neuanlage: Einstellung Suchbegriff und Lang/Mischtext bis Dimensionen (für Langtext) bestimmen

c)Änderung: sind auch Materiallöschungen auf der Diskette (Schalter Löschungen zulassen)

d)es werden nicht alle Materialien übernommen -> Satzart anhand der nachfolgenden Satzartenübersicht einsehen und prüfen; häufig wird eine Diskette über den falschen Bereich eingelesen

5.Die Waren- und Rabattgruppen werden nicht über eine Materialneuanlage in den Waren- und Rabattgruppenübersichten angelegt, sondern nur die Angaben im Materialsatz.

6.Die Datanorm kennt standardmäßige Dateinamen. Es gibt jedoch einige Lieferanten, die davon abweichen, ggf. Rückfrage bei Ihrem Lieferanten.

7.Ihr 4Master-Partner kann Ihnen am besten helfen, wenn Sie Ihm anhand einen Ausdrucks oder Kopien der Datanormdisketten zur Verfügung stellen.

Gruppenpreispflege

Mit der Gruppenpreispflege können nachträglich geänderte Rabatte in die Artikel eingepflegt werden. Links kann eine Selektion nach Konto, Warengruppe, Rabattgruppe oder Bestellnummer vorgenommen werden. Die Preispflege wird dann nur für diese Selektion durchgeführt. Wenn Sie dann die Gruppenpreispflege starten erscheint eine Abfrage. Hier kann entschieden werden, ob die Preispflege alle selektierten Materialien (Materialdatei) erfassen soll oder nur die Materialien des ausgewählten Lieferanten (Lieferantenpreisdatei).

Datanorm-4.0-Satzarten:

Die Datanorm legt verschiedenen Satz und Verarbeitungskennzeichen fest. Diese Kennzeichen stehen links am Beginn einer jeden Zeile:

•Vorlaufsatz "V": keine Kennzeichen

•Kundenkontrollsatz "K": keine Kennzeichen

•Warengruppensatz "S": keine Kennzeichen

•Rabattsatz "R": keine Kennzeichen

•Hauptsatz 1 "A": N = Neuanlage; L = Löschung; A = Änderung; X = Artikelnummernänderung

•Hauptsatz 2 "B": N = Neuanlage; ; A = Änderung

•Dimensionssatz "D": N = Neuanlage; A = Änderung; L = Löschung

•Langtextsatz "T": N = Neuanlage; A = Änderung;        L = Löschung

•Einfügesatz "E": N = Neuanlage; A = Änderung; L = Löschung

•Staffelpreiszu-/-abschlagssatz "Z": N = Neuanlage; A = Änderung; L = Löschung

•Leistungssatz "C": N = Neuanlage; A = Änderung; L = Löschung

•Artikel-Set-Satz "J": N = Neuanlage; A = Änderung; L = Löschung

•Preisänderungssatz "P": A = Änderung; P = Preisänderung

Wir sind – bedingt durch die Vielzahl von Datanormlieferanten – nicht in der Lage, Ihnen einen festgelegten Standardweg für die Datanormübernahme zu geben. Wenden Sie sich bei Problemen an Ihren Datenlieferanten oder Ihren 4Master-Partner.

In vielen Fällen sind uns die Lieferanten, die Übernahmereihenfolge als auch die Datenbestände bekannt. Eine detaillierte Beschreibung aller Datanormformate als auch entsprechende Prüfprogramme dafür liegen uns vor.

Anpassung Datanormübernahme Firma Frigo

Bei dieser Firma werden Preispflegedaten mit Kennzeichen Rabattgruppe und Rabattsatz in einer Datei ausgegeben. Üblich ist dies sonst in 2 Dateien. Dabei wird die 1. Datei mit "Rabattgruppen berücksichtigen" eingelesen und die 2. ohne diesen Schalter.

Jetzt kann auch eine Datei mit beiden Kennzeichen verarbeitet werden. Es werden dann auch bei Schalter "Rabattgruppen berücksichtigen" die übertragenen Rabatte berechnet.