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Einfügen einer Adresse in den Projektbetreff

Kopieren Sie zunächst eine Adresse aus der Adressverwaltung in die Zwischenablage. Klicken Sie zu diesem Zweck in der Adressverwaltung auf das kleine Symbol (Blätter) links neben der Anschrift des Kunden. Neben dem klassischen Einfügen der Daten in die Textverarbeitung oder z.B. in den Vortext eines Projekts können die Daten auch in den Betreff eines Projekts eingefügt werden. Vor den Betreffzeilen erscheinen zu diesem Zweck zwei Symbole, die die Übernahme in jeweils unterschiedlicher Formatierung erlauben.

Möglich sind das Einfügen in die ersten beiden Betreffzeilen (=) und das Aufteilen der Daten in alle Betreffzeilen ([]).

Ansprechpartner im Vortext

Im Vortext kann per Platzhalter #ansprech ein in der Kundenverwaltung hinterlegter Ansprechpartner ausgegeben werden. Wenn der Ansprechpartner öfter ausgegeben werden soll, kann der Vortext mit Rechtsklick als Vorlage zurückgespeichert und so bei Bedarf ins jeweilige Projekt übernommen werden.

Bei Projekten, die gerade neu angelegt und noch nicht gespeichert wurden, kann der Ansprechpartner auch im Klartext per Rechtsklick in den Vortext eingefügt werden.

Standardvortext für neue Projekte

•Das Programm kann durch Ablage von Vorgabetexten im data\doc-Verzeichnis so konfiguriert werden, dass bei der Neuanlage von Projekten automatisch ein dem Dokumententyp entsprechender Vortext geladen wird. Zulässige Vorgabetexte sind:

•_angebot-vortext.RTF

•_auftrag-vortext.RTF

•_rechnung-vortext.RTF

•_direktrechnung-vortext.RTF

•_gutschrift-vortext.RTF

Seitenvorschub im Text erzwingen:

Es gibt in Vor-, Zwischen- und Endtexten die Möglichkeit, Seitenumbrüche im Ausdruck zu erzeugen. Erstellen Sie zu diesem Zweck am besten eine neue Zeile am Anfang, Ende oder mitten im Text und schreiben ^FF hinein. Je Text darf die Funktion nur einmal verwendet werden.

Die Funktion darf NICHT in Langtexten verwendet werden! Dies könnte dazu führen, dass die Seitenüberträge falsch ausgegeben werden. Um eine Position beim Druck auf die nächste Seite zu verschieben, kann vor dieser Position ein Zwischentext mit der Funktion ^FF gesetzt werden.

Datanormlangtext auflösen

Dazu klickt man mit der rechten Maustaste in den Langtext und wählt "Auflösen". Diese Funktion ist für die Bearbeitbarkeit des Textes gedacht. Sie ist nicht erforderlich, um Datanorm-Langtext im Klartext zu drucken. Hierzu gibt es im Druckmenü eine spezielle Funktion.

Positionssuche

Wenn man mit der rechten Maustaste auf den "Position"-Button klickt, wird ein Abfragefenster geöffnet, in dem man eine Position suchen kann. Es stehen die Suche nach Positionsnummer (oberer, gelber Bereich) und die Positionsfragmentsuche zur Verfügung.

Letztere durchsucht den Kurztext der Positionen des aktuellen Projekts. Sie können mehrere, mittels Leerzeichen getrennte Suchworte verwenden. Groß- und Kleinschreibung wird optional ignoriert. Die Auswahl einer Position aus der Trefferliste erfolgt mit Doppelklick oder "Übernahme".

Positionsimport

Es gibt die Möglichkeit, Positionen aus anderen Programmen in ein Leistungsverzeichnis von 4Master zu importieren. Diese zu übernehmenden Daten sollten als Textdatei mit Trennzeichen vorliegen.

Beispiel einer einfachen Textdatei:

Kennung;Menge;Nummer

S;3,7;000.009000010

S;4,5;000.009000210

M;3,3;0000788

Wenn CAD-Programme Stücklisten ausgeben, können diese hier ebenfalls eingelesen werden.

Es können generell Materialien und Leistungen importiert werden, die in 4Master im Artikelstamm oder der Standardleistungsverwaltung vorhanden sind.

Aber auch der Import freier Daten ist möglich. Dabei wird statt der Artikel- oder Leistungsnummer der Preis, die Einheit und die Bezeichnung eingelesen. Beim Preis wird zwischen EK und VK unterschieden. Weisen Sie einen EK zu, wird der Preis als Kalkulationsart "sonstige" eingelesen, VK wird als Festpreis eingelesen.

Stellen Sie sich im Angebot auf die Position (außer in den Text der Position), hinter die die neuen Positionen eingefügt werden sollen. Mit Alt+F2 oder den Schalter "Positionsimport" in der Werkzeugleiste rufen Sie das folgende Fenster auf:

Mit "Übernahme" werden die Positionen ins Angebot geholt. Zuerst müssen Sie jedoch einige Einstellungen vornehmen. Dazu verwenden Sie den Schalter "Funktionen".

Beispiel für Einstellungen, wenn Stammdaten in 4Master vorhanden sind:

Hier werden nur die Kennung M oder S, die Menge und die Artikel- bzw. die Leistungsnummer zugewiesen. Der Rest wie Preis und Einheit ist nicht notwendig, da bereits in den Stammdaten von 4Master hinterlegt.

Beispiel für Einstellungen, wenn die Stammdaten der zu importierenden Positionen in 4Master nicht vorhanden sind und der Preis als Festpreis eingelesen wird:

Im Einstellungsfenster wählen Sie bitte zunächst die Datenquelle aus. Dann wählen Sie aus, welche Trennzeichen die Datei enthält. Danach suchen Sie sich eine Voreinstellung aus (pim-Datei) oder weisen selber die Datenfelder zu. Im linken Fenster werden die Daten der ersten Zeile der Datenquelle angezeigt, rechts daneben die Zuweisungen. Ganz rechts stehen die bereits vorgenommenen Zuweisungen. Ihre Zuweisungen können Sie mit "Speichern" als pim-Datei speichern, um diese Zuweisungen später wiederverwenden zu können.

Sind alle Einstellungen korrekt, verlassen Sie dieses Fenster mit "Beenden".

Wenn Sie jetzt erneut mit [Alt] [F2] den Positionsimport aufrufen, sollten Ihre Daten im Fenster angezeigt werden, um sie mit "Übernahme" zu importieren.

Die möglichen Zuweisungsparameter:

•Kennzeichen: M = Material; S = Standardleistung.

•Nummer: Material- oder Leistungsnummer (aus den Stammdaten von 4Master). Wichtig, da diese Leistung/dieser Artikel über die Nummer angesprochen und ins LV kopiert wird.

•Einheit, z.B. m für Meter.

•Bezeichnung: Positionsbezeichnung, Kurztext. Einheit und Bezeichnung werden nur aus der Datei eingelesen, wenn nicht eine Standardleistung oder ein Artikel aus dem 4Master-Stamm zugewiesen wurde; dann hätte die Einheit bzw. Bezeichnung aus dem Stamm höhere Priorität.

•Menge: Positionsmenge.

•EK: Preis, wird in Kalkulationsart "sonstiges" eingelesen und kann in 4Master somit kalkuliert werden

•VK: Preis wird in Festpreis eingelesen.

Werden Stammdaten aus einem Programm importiert, so muss dieses geöffnet sein. Es muss dann nur die Nummer und Menge zugewiesen werden; die Texte werden aus den zugewiesenen Stammdaten kopiert.

Wenn Sie Mengen z.B. aus einem CAD-Programm übernehmen setzt das natürlich voraus, das die dort angegebenen Nummern auch den Leistungs- oder Artikelnummern entsprechen, die im Stamm von 4Master hinterlegt sind. Deshalb sollten die Artikel oder Leistungen zuvor z.B. über Datanorm in 4Master eingelesen werden.

Import von UGS (DIGIS)

UGS-Dateien, auch als DIGIS-Dateien bezeichnet, enthalten Referenzen auf Artikeldaten, die in der Materialverwaltung vorhanden sein müssen. UGS-Dateien werden z.B. aus Bildpreislisten erstellt.

Wählt man beim Import eine UGS-Datei aus, werden alle Artikel, die in der Datei aufgeführt sind (und die in der Artikelverwaltung gefunden werden), ins Leistungsverzeichnis importiert. Auch in Stücklisten von Positionen können Artikel per DIGIS bzw. UGS importiert werden.

Import von UGL (optional)

Um UGL-Dateien importieren zu können, muss Ihre Version für die UGL-Schnittstelle lizenziert sein.

Wenn Ihnen Ihr Lieferant eine UGL-Datei (Preisangebot oder Auftragsbestätigung) sendet, kann diese als LV-Position eingelesen werden. Normalerweise wird dabei anhand der eingelesenen Artikelnummer auf die Stammdaten zurückgegriffen. Der Preis der Position wird in die LV-Position als Kalkulationsart "Material" eingetragen.

Nach Wahl der UGL-Datei und vor deren Übernahme wird folgender Dialog angezeigt.

•Lieferantenkennzeichen: Falls Sie in der Artikelverwaltung Lieferantenkennzeichen benutzen, sollten Sie dem Programm dies mitteilen, damit die Artikelnummern korrekt aufgelöst werden können.

•Abweichende Kurztexte übernehmen: Hier kann festgelegt werden, ob von den Stammdaten abweichende Kurztexte übernommen werden sollen. Anderenfalls werden die in den Stammdaten gefundenen Texte verwendet, auch wenn die UGL-Datei abweichende Texte liefern sollte.

•Auch Daten übernehmen, die nicht in den Stammdaten existieren: Falls die UGL-Datei Artikel enthält, die in Ihren Stammdaten anhand der Artikelnummer nicht gefunden werden, erlaubt Ihnen diese Option, die entsprechenden Datensätze trotzdem zu übernehmen. Es können in diesem Fall natürlich nur die Texte und Informationen, die die UGL-Datei liefert, übernommen werden.

•Daten in die Stückliste vorhandener Positionen übernehmen: Vom Handel per UGL-Datei bereitgestellten Artikeldaten in die Stückliste vorhandener Positionen des Leistungsverzeichnisses importieren. Die UGL-Datei muss für eine korrekte Zuordnung für jeden Artikel die Positionsnummer enthalten. Sollte eine Positionsnummer fehlen oder nicht aufgelöst werden können, wird dies protokolliert. Es werden die UGL-Standards 1 und 2 unterstützt.

Icking-Dachleistungen (optional)

Um Dachleistungen aus dem Katalog der Firma Icking importieren zu können, muss Ihre 4Master-Version für die Icking-Schnittstelle lizenziert sein.

Gehen Sie in der Werkzeugleiste des Erfassens auf den Punkt "Positionsimport" und wählen in der Fußzeile des erscheinenden Fensters "Icking-Import". Sie werden nach der zu importierenden XML-Datei gefragt. Wählen Sie die zuvor im Icking-Programm exportierte Datei aus und gehen Sie dann auf "Übernahme". Die Dachleistungspositionen werden hinter die Stelle (Position, Titelüberschrift etc.) eingefügt, an der sich der Cursor beim Import befand. Es werden Zeiten, Stücklisten, Preise sowie Kurz- und Langtexte übernommen.

LTZ-Import

LTZ bedeutet "Lose, Titel, Zeiten". Sie können hier also eine Liste einlesen, die Los- und Titelbezeichnungen sowie Positionen mit Zeitangabe enthält.

Die einzulesenden Dateien müssen zeilenweise aufgebaut sein, wobei jede Zeile einen Datensatz enthält. Die einzelnen Felder innerhalb eines Datensatzes müssen durch Semikola getrennt sein.

Das erste Zeichen einer Zeile enthält das Kennzeichen: L = Los, T = Titel, M = Material oder S = Standardleistung. Es folgt die Los- oder Titelbezeichnung oder, wenn es sich um einen Artikel oder eine Leistung handelt, dessen / deren Nummer, gefolgt von der Positionsmenge und der Zeit in Minuten.

Schema:

L;Losbezeichnung;

T;Titelbezeichnung;

M;Materialnummer;Menge;Zeit in Minuten (optional)

S;Leistungsnummer;Menge;Zeit in Minuten (optional)

Nachfolgend ein Beispiel:

L;Name des Loses;

T;Name des ersten Titels;

M;025915;10,2;45,6

S;0000754;20;

T;Name des zweiten Titels;

S;0000788;12,5;60

Die Angabe der Zeit ist optional. Wird sie nicht angegeben, wird die in der Standardleistung oder im Artikel vorhandene Zeit verwendet. Bei Angabe der Zeit jedoch überschreibt sie die Zeitinformation aus den Stammdaten.

Werden Artikel oder Leistungen in den Stammdaten anhand der übergebenen Nummer nicht gefunden, wird trotzdem eine Position mit der angegebenen Menge und Zeit erstellt.

Projekt auslagern (z.B. als Excel-Tabelle oder HTML)

Es gibt die Möglichkeit, eine Kommission z.B. als xls-Datei auszugeben. Dazu muss man die entsprechende Kommission aufrufen und in die Ausgabe gehen. Dort das Formular "Projekt__exl.FDC" (doppelter Unterstrich ist zwingend!) auswählen und anzeigen lassen. In der Anzeige gibt es den Schalter "Exportieren"; hier kann dann der Pfad, Name und der Dateityp der anzulegenden Datei festgelegt werden.

Das gleiche funktioniert natürlich für Angebote . . . analog. Hier müssen Sie dann vorher ein Formular Angebot__exl.FDC generieren.

3 Nachkommastellen ausgeben

Soll eine Einheit, die normalerweise nur mit 2 Nachkommastellen gedruckt wird (z.B. m²), mit 3 Nachkommastellen berechnet, angezeigt und ausgegeben werden, so ist vor die Einheit ein Leerzeichen zu setzen. Dann wird sofort auf 3-stellig umgeschaltet, auch für das Aufmaß.

Festpreise/VK übernehmen

Haben Sie eine Position in Ihr Angebot übernommen und wollen statt des Kalkulationspreises einen Festpreis (wie im Artikelstamm hinterlegt) verwenden, stellen Sie sich auf den EP und drücken die Taste F8. Dann werden Ihnen alle Festpreise und der VK angezeigt. Die Übernahme des entsprechenden Preises erfolgt mit Doppelklick auf den Preis.

Standardleistungen direkt über die Leistungs-Nummer ins Angebot holen

Dazu einfach eine Positionsnummer im Angebot durch die Leistungsnummer ersetzen. Anschließend drücken Sie die Tastenkombination [Strg][F2], fertig!

%-Positionen, Zwischensummen

Um eine Abschlags- oder Zuschlagsposition anzulegen, wählen Sie in der Einheit der neu angelegten Position "%" aus. Über den sich öffnenden Dialog kann mit Doppelklick in die Positionsliste festgelegt werden, über welchen Positionsbereich die Berechnung erfolgen soll. Die ausgewählten Positionen erscheinen dann in den Feldern von...bis:

Mit Klick auf "Weiter" wird der Wert errechnet und in den Positionspreis der %-Position eingetragen.

Bei Zwischensummen kann kein Bereich angegeben werden. Sie werden vom Anfang des Projekts bis zur aktuellen Position berechnet.

Titel-Zu-/Abschlag eingeben

Dazu mit der rechten Maustaste auf die Titelnummer klicken und im Dialogfenster (s.u.) einen prozentualen oder absoluten Abschlag eingeben. Druck mit Titelsumme.

In der Bearbeitungsansicht wird ein Titelzu- bzw. -abschlag durch ein blaues "A" vor der Titelnummer angezeigt.

Titelstatus (Nachtrag, alternativ):

Um einen kompletten Titel als Nachtragstitel oder Alternativtitel zu setzen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Titelnummer und wählen die entsprechende Funktion aus. Auf die gleiche Weise können Sie den Status auch wieder zurücksetzen.

Der Titelstatus betrifft alle Positionen eines Titels. Sie haben somit eine einfache Möglichkeit, allen Positionen eines Titels einen bestimmten Status zuzuweisen oder diesen komplett wieder zurückzunehmen.

Mehr zu Nachträgen erfahren Sie hier.

Positions-Explorer

Wählen Sie in der Fußzeile "Explorer" an. Danach wird auf der rechten Seite die Struktur (Los, Titel und Positionen) angezeigt. Über  das +Feld bzw. -Feld können Sie die Ordner öffnen sowie sich über die Maus als auch die rechte Bedienerleiste darin bewegen.

Doppelklick auf eine Position bewirkt, dass im LV zu dieser Position gesprungen wird. So haben Sie auch in großen LV's schnellen Zugriff auf alle Positionen.

Funktionen innerhalb einzelner Felder

Das nachfolgende Kapitel beschäftigt sich mit den Möglichkeiten, wenn Sie auf bestimmten Feldern innerhalb einer Position stehen.

Befinden Sie sich auf dem Feld Positionsnummer, so können Sie über einen Klick mit der rechten Maustaste das oben dargestellte Fenster öffnen, welches Ihnen die Möglichkeit der Einstellung des Status Alternativ (ersetzend), Eventual (ergänzend) oder Pauschal (Druck ohne Einzelpreis) für die gegenwärtige Position ermöglicht. Über rücksetzen können Sie einen gesetzten Status zurücknehmen. Desweiteren können Positionen als Nachträge definiert werden oder man setzt den Nachtragsstatus einer Position zurück. Über die Anwahl Menge/Einheit wird nur die Menge und Einheit der so gekennzeichneten Position im Ausdruck angezeigt. Soll nur für bestimmte Positionen der Lohn- und Materialanteil getrennt ausgegeben werden, so kennzeichnen Sie die Position entsprechend mit "Lohn/Material getrennt".

Wählen Sie im Feld Menge die rechte Maustaste an, so wird ein Fenster geöffnet, welches die Teilmengen anzeigt, eine manuelle Kalkulation der Position ermöglicht und Ihnen die Lieferantenpreise (nur bei Material) zu dieser Position anzeigt.

Eingabe einer Notiz (Baubesprechung):

Dazu drückt man im Kopf des Dokuments im Feld "Ihr Zeichen" die Taste [F4]. Die Notiz wird nach Speichern im Dokumentenpfad als TXI-Datei gespeichert, z.B. 2200015.TXI, wobei der Dateiname der Projektnummer entspricht.

Rückspeichern von Positionen in die Leistungs- und Materialverwaltung:

Um eine im Erfassen (z.B. im Angebot) verfasste oder geänderte Leistungsposition in die Standardleistungsverwaltung zurückzuspeichern, drückt man, im Kurztext der zu speichernden Position stehend, die Tastenkombination [Strg] + [F2]. Dann öffnet sich folgender Dialog:

Hier können nun noch Änderungen vorgenommen werden. Tragen Sie eine Leistungsnummer und einen Suchbegriff ein. Hinweis: Die Leistungsnummer darf noch nicht vorhanden sein. Ansonsten bringt das Programm beim Speichern der Leistung eine Warnung. Leistungen können neu angelegt werden; ein Überschreiben vorhandener Leistungen ist nicht möglich.

Analog ist auch die Übernahme von Positionen in die Materialverwaltung möglich. Verwenden Sie hierzu die Tastenkombination Strg-F3.

Daten des Kunden oder eines Mitarbeiters / Ansprechpartners im Erfassen (Kopf) ausgeben

Falls Name oder Kontaktdaten eines Ansprechpartners mit dem Angebot ausgegeben werden sollen, müssen Sie zunächst im Kopfbereich Ihres Standard-Angebotsformulars – oder auch jedes anderen Standardformulars – ein Datenbankfeld für die Zuweisung des Mitarbeiters anlegen.

Datenbankfeld für die Personalnummer im Formulardesigner

In dieses kann später dann bei Bedarf die Personalnummer des zuständigen Mitarbeiters eingetragen werden. Im selben oder einem extra für diesen Zweck angelegten Formular werden dann die Felder angelegt, die die auszugebenen Informationen enthalten. Hierbei kann es sich z.B. um den Namen, die Telefonnummer oder die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters handeln.

Datenbankfeld für Mitarbeitername

Datenbankfeld für die Telefonnummer des Mitarbeiters

Mitarbeiter-E-Mail-Adresse ausgeben

Die E-Mail-Adresse des Kunden kann wie folgt ausgegeben werden:

Kunden-E-Mail-Adresse ausgeben

Bestellinformationen anzeigen

Wurde zu einer LV-Position eine Bestellung angelegt, kann im Erfassen der Bestellstatus abgefragt werden. Dazu muss – auf dem Mengen- oder Einzelpreisfeld stehend – die Tastenkombination Strg+B gedrückt werden. Im erscheinenden Fenster können ebenfalls die Bestellinformationen des aktuellen Titels bzw. Loses angezeigt werden.

Auf der Tabelle stehend kann mit der rechten Maustaste ein Spalteneditor aufgerufen werden, mit dem weitere Spalten eingeblendet werden können.

Zieht man Spaltenköpfe in den grauen Bereich, wird danach gruppiert und sortiert. Um einen guten Überblick zu erhalten, kann das Bestellübersichtsfenster beispielsweise wie oben abgebildet aufgebaut werden.

Über das Kontextmenü können bei gruppierter Ansicht alle Knoten geöffnet bzw. geschlossen werden (Gruppierung erweitern/reduzieren).