Dokumente zum Projekt erstellen / löschen

Menü: Projekte->Erfassen.

Als Dokumente werden alle Rechnungen, Angebot, Auftrag, Gutschrift ... bezeichnet, die einem bestimmten Projekt zugeordnet sind.

Anlage einer Rechnung

Wollen Sie zu einem Auftrag eine Rechnung legen, so klicken Sie im Fenster "Auswahl Dokumente" im Erfassen, nachdem Sie Ihr Projekt gewählt haben, auf das Symbol für Rechnung, Teilrechnung, Abschlagsrechnung bzw Schlussrechnung.

Wollen Sie direkt eine laufende Rechnungsnummer vergeben, klicken Sie unten auf das Zahnradsymbol. Sie können die Rechnungsnummer auch manuell eintragen. 4Master prüft in jedem Fall, ob die Rechnungsnummer noch frei ist. Bei Teil-, Abschlags- und Schlussrechnungen können die Rechnungsnummern erst beim Druck vergeben werden.

Löschen von Belegen

Zum Löschen von Abschlags- und Teilrechnungen sowie Schlussrechnungen auf die zu löschende Rechnung klicken und dann über die Tastenkombination Alt+L oder das Papierkorb-Symbol den Eintrag löschen. Zum Löschen mehrerer Rechnungen bei der Löschung immer mit der letzten Rechnung beginnen. Bitte überprüfen Sie nach der Löschung bereits verbuchter Rechnungen die Offenen Posten und löschen Sie die Rechnung dort gegebenenfalls manuell. Löschen Sie eine bereits verbuchte Rechnung, fragt 4Master, ob die Rechnung auch aus dem Zahlungsmodul und dem Rechnungsjournal entfernt werden soll.

Aufträge und Angebote können ebenfalls gelöscht werden.

Tipp: Sollen ganze Projekte entfernt werden, so geschieht das am zweckmäßigsten über Verwaltung, Auftragsservice.

Noch ein Hinweis: Beim Löschen einzelner Dokumente eines Projekts bleiben die Positionen, Massen, Texte, Kalkulationen natürlich erhalten. Diese werden ja noch für andere Dokumente dieses Projekts benötigt. Löscht man also z.B. die 2. Teilrechnung und legt statt dieser nun eine Schlussrechnung, stehen die Mengen, die man in der Teilrechnung erfasst hatte, nun in der Schlussrechnung. Es muss nicht neu erfasst werden. Grund: Die Schlussrechnung ist nun die neue 2. Rechnung. Entscheidend ist  der Teilrechnungszähler; hier 2.

Gutschrift erstellen

Wenn eine Rechnung gestellt wurde besteht die Möglichkeit, eine Gutschrift auszustellen.

Vorsicht: Die Mengen, die in der Gutschrift eingetragen werden, wirken sich auch auf Angebot, Auftrag und Rechnung aus!

Soll die Gutschrift beim Druck ins Journal gebucht werden empfiehlt es sich, den Nummernkreis für Gutschriften in den Betriebsparametern vom Nummernkreis für Rechnungen abzugrenzen. Damit verhindern Sie, dass eine Gutschrift eine bestehende Rechnung im Journal überschreibt.

Beispiel: Eine Rechnung 2101010 wurde ins Journal gebucht. Wenn Sie nun eine Gutschrift mit der Nummer 2101010 verbuchen, wird die bestehende Rechnung im Journal überschrieben. Haben Sie aber eine Nummer G2101010 für die Gutschrift hinterlegt, passiert das nicht.