Wartungsprojekte

Menü: Daten->Wartungsprojekte

Hier werden Wartungsprojekte angelegt, verwaltet und Standorte, Anlagen und Verträge zu den Wartungsprojekten angelegt.

Zu jedem Wartungsprojekt können mehrere Standorte angelegt werden. Zu jedem Standort sind mehrere Anlagen, und zu diesen wiederum mehrere Verträge möglich. Die Hierarchie ist also folgendermaßen: Wartungsprojekt, Standorte, Anlagen, Verträge.

Weitere Themen:

•Mess- und Gerätemasken erstellen und verwenden

•Datenabgleich (PLZ-Monteur-Zuordnung im Standort aktualisieren, Adressabgleich für Rechnungsempfänger und Betreiber)

•Dokumente zur Anlage verwalten

Neues Projekt anlegen

Über den Schalter "Neu anlegen" können neue Wartungsprojekte angelegt werden. Das Programm vergibt dabei automatisch eine lfd. Projektnummer.

Geben Sie nun Suchbegriff und eine Beschreibung ein. In der Beschreibung wird üblicherweise in die erste Zeile die Anrede und in der zweiten Zeile der Name eingetragen. Im Feld Ansprechpartner geben Sie den Ansprechpartner für das Gesamtprojekt ein.

Anschließend wird rechts der Betreiber und Rechnungsempfänger eingetragen. Klickt man jeweils doppelt in das Feld oben links, kann eine Adresse aus der Adressverwaltung übernommen werden. Dazu muss die Adresse zuvor im Menüpunkt Adressen angelegt worden sein.

Standort anlegen

Die Nummer wird automatisch vergeben. Fügt man später weitere Standorte dem Projekt hinzu, erhöht man die lfd. Nummer mit [F2].

Geben Sie Suchbegriff, Bezeichnung, Straße und Ort für den Standort ein. Ist die Betreiberadresse identisch mit der Standort-Adresse, können Sie einfach in der Fußzeile auf den Schalter "Betreiber als Standort" klicken, um die Betreiberdaten in den Standort zu übertragen. Dabei wird auch die in der Adressverwaltung hinterlegte Telefonnummer in den Standort übernommen.

Der hinterlegte Ansprechpartner ist verantwortlich für diesen Standort. Geben Sie eine Telefon-Nummer für Rückfragen ein.

Im Feld Monteur wird die Personalnummer des verantwortlichen Monteurs hinterlegt, indem man doppelt in das Feld klickt. Der Monteur muss zuvor im Programmpunkt Adressen, Personal angelegt worden sein und das "M"-Kennzeichen im Feld "Wartungsgruppe" enthalten.

Um einen in der PLZ-Verwaltung hinterlegten, für die Standort-PLZ zuständigen Monteur zu suchen, klicken Sie auf den blauen Schriftzug "Monteur". [mehr zur PLZ-Verwaltung]

Im Feld Information kann man eine standortbezogene Information speichern. Das Feld selbst ist für einen Dateiname der hinterlegten Textdatei mit 8 Stellen reserviert. Zuerst sollte der Textname vergeben werden. Anschließend öffnet man mit Doppelklick den Editor, trägt den Text ein, speichert und verlässt den Editor.

Die Schalter Techn.Info und Hinweis öffnen weitere Infofelder. Hier können je 28 Zeichen eingegeben werden. Die Schriftzüge "Techn.Info" und "Hinweis" in den Standorten werden rot gekennzeichnet, wenn dort ein Hinweis hinterlegt wurde.

Bei Bedarf kann weiterhin die Wohnfläche, die Planquadrate des Standorts sowie die Etage und Wohnungsnummer eingetragen werden.

Anlage zum Standort anlegen

Die Nummer wird automatisch vergeben. Fügt man später über den Bearbeiten-Modus neue Anlagen hinzu, wird die lfd. Nummer mit [F2] erhöht.

Geben Sie Suchbegriff und Bezeichnung der Anlage sowie Anlagentyp und Baujahr ein.

Über die Auswahlliste kann ein Schlüssel für Öl, Gas, Kohle, Lüftung, Tank und sonstiges festgelegt werden, je nach dem, um welchen Anlagentyp es sich handelt.

Bei Bedarf fügen Sie eine Kostenstelle für die Anlage sowie informativ ein Datum ein (z.B. Auftragsdatum ...). Bei Gesamtbetrag kann z.B. der Wert / Neuwert der Anlage eingetragen werden.

Durch Klick auf "Suchbegriff" kann ein Datensatz aus der Artikelverwaltung als Anlage übernommen werden, wobei der Suchbegriff und der Kurztext in die Maske kopiert werden.

Klickt man doppelt in die Felder für Mess- oder Gerätemaske, kann man zwischen verschiedenen Masken auswählen und diese für die aktuelle Anlage übernehmen. Später kann man dann diese Masken durch Klick auf die Schalter Messmaske / Gerätemaske mit Daten füllen.

Genauere Angaben zum Erstellen und Ändern der Masken bekommen Sie im Kapitel Gerätemasken.

Über den Schalter "Notiz" kann ein Text als *.txw-Datei editiert werden. Dieser kann in einigen Formularen (Kundendienstauftrag, Fälligkeitsliste ...) wahlweise mitgedruckt werden.

Zu jeder Anlage können "Anlagenartikel" hinterlegt werden, die aus der Artikel- oder Standardleistungsverwaltung eingefügt werden können. Diese Positionen werden später beim Erfassen der Rechnung automatisch übernommen.

Vertrag zur Anlage anlegen

Die Nummernvergabe erfolgt wie bei Standort und Anlage beschrieben.

Im Feld "Leistung" wird die vertraglich vereinbarte Leistung eingetragen, z.B. Wartung Heizungsanlage.

Daneben wird der vereinbarte Preis für die Leistung hinterlegt. Dieses Feld ist wichtig für den späteren Rechnungsdruck.

Im Feld "Beginn Wartung" trägt man den vertraglich vereinbarten Beginn des Wartungszeitraums ein; im Feld "Ende Wartung" das voraussichtliche Ende. Diese Felder sollten immer gefüllt sein.

Das Feld "durchgeführt" enthält das Datum, an dem die letzte Wartung stattgefunden hat. Verbucht man eine Rechnung, wird dieses Feld automatisch aktualisiert. Das Feld "Vergütung" enthält den Betrag, der bei der letzten Wartung in Rechnung gestellt wurde.

Wartungsintervall / Art: Hier wird das Intervall festgelegt. Art = 0: Monat; Art = 1: Woche. Also bedeutet 12 / 0: alle 12 Monate oder 4 / 1: alle 4 Wochen.

Im Feld "Termin" wird der nächste Wartungstermin eingetragen. Dieses Feld sollte immer gefüllt werden, da nachgeordnete Vorgänge wie Wartungsplanung oder Vertragsabrechnung für Verträge ohne Termin nicht durchgeführt werden können.

Falls das Datum mit roter Schrift gekennzeichnet sein sollte ist dies ein Zeichen dafür, dass dieser Vertrag in die Wartungsplanung übernommen wurde. Dieser Status soll verhindern, dass Verträge doppelt in die Planung übernommen werden. Um den Status manuell zurückzusetzen, tragen Sie einfach ein anderes Datum ein. In der Regel ist dies aber nicht erforderlich, da bei ordnungsgemäß in der Planung verbuchten Vorgängen der Status automatisch zurückgesetzt wird.

Bei "Vorgabezeit" können Sie die kalkulierte Zeit für die Wartung hinterlegen. Diese wird später in der Wartungsplanung vorgeschlagen.

Status:

•Status = 0: Legen von Pauschalrechnungen

•Status = 1: Berechnung nach Festbetrag + Aufwand (nur in plus-Version möglich)

•Status = 2: Berechnung nach Aufwand (nur in plus-Version möglich)

•Status = 3: Vertragsabrechnung

Eine Vertragsnummer muss vergeben werden. Mit F7 wird eine laufende Nummer aus den Betriebsdaten (Betriebsparameter, Feld "Vertragsnr.") geholt. Wir empfehlen die Vergabe einer laufenden Nummer.

Das Feld für Preispflegeart ist ein reines Info-Feld. Dieses ist notwendig für Kunden, die Wartungsdaten aus anderen Programmen in die 4M-Wartung übernehmen möchten.

Vertragsform: Hier kann der Name eines RTF-Textes eingegeben werden, der für die Vertragsabrechnung in der Rechnung als Vortext übernommen wird.

Wartungsbericht: Zuordnung einer im DOC-Verzeichnis vorhandenen RTF-Datei. Es wird nur der Dateiname ohne Dateierweiterung eingegeben, siehe Beispiel:

Diese Datei kann durch Doppelklick ins Eingabefeld zum Bearbeiten aufgerufen werden. In der Datei können mittels Platzhalter (siehe platzhalter.rtf im DOC-Verzeichnis) Daten aus Standort, Anlage und zu Mess- und Gerätemasken übernommen werden.

Wird später zu diesem Vertrag eine Aufwandsrechnung über die Wartungsplanung erstellt, wird der Text der Datei automatisch in den Vortext des Projekts übernommen:

Schlusstext: Die hier angegebene RTF-Datei wird als Abschlusstext in in Rechnungen verwendet, die per Wartungsplanung erstellt werden.

Neue Textdateien können per Eingabe des Namens im Textfeld und anschließendem Drücken der Taste F2 erzeugt und anschließend bearbeitet werden.

Sind alle Eingaben vollständig, speichern Sie die Eingaben ab.

Über den Schalter "Bearbeiten" können nun noch Änderungen vorgenommen werden oder weitere Standorte, Anlagen oder Verträge zum Projekt angelegt werden. Die lfd. Nummern für einen neuen Standort, eine neue Anlage oder einen neuen Vertrag vergeben Sie nun mit der Taste [F2]. Beachten Sie bei Anlage die Hierarchie: zuerst Standort, dann Anlage, dann Vertrag anlegen!

Beispiel: Sie wollen für einen bestehenden Standort eine neue Anlage anlegen: Zuerst wird der Standort geöffnet. Dies geschieht über den Schalter "Bearbeiten" oder "Suchen". Klicken Sie nun in das Feld "Anlagenr." und drücken [F2]. Geben Sie anschließend alle Anlagedaten wie oben beschrieben ein. wechseln Sie in das Feld "Vertragsnr." ([F2] muss hier nur gedrückt werden, wenn der neuen Anlage ein weiterer Vertrag hinzugefügt wird! Der erste Vertrag zur neuen Anlage bekommt automatisch die Nummer 1. Geben Sie alle Vertragsdaten ein. Anschließend speichern.

Ausgabe:

Hier kann zum gerade geöffneten Vertrag ein Vertragsformular gedruckt werden.

Über den Reiter Drucker können Sie den Drucker auswählen/einstellen.

Über den Schalter "Vertrag" kann ein vorgefertigter Vertragstext integriert werden. Doppelklick ins Feld öffnet die hinterlegte RTF-Datei direkt zum Bearbeiten.

Anzeigen bringt eine Druckvorschau.

Da sich die Verträge für Öl, Gas, Lüftung, etc. oft in Text und Form unterscheiden, kann man durch den Schalter „Dateiname aus Formularname erstellen" für jede Vertragsart ein Formular und einen Text gleichen Namens hinterlegen und so komfortabel auf die unterschiedlichen Ausdruckarten zurückgreifen.

Suchen von Projekten, Standorten und Anlagen:

Über Klick auf den Schalter "Suchen" kann nach Projekten, Standorten oder Anlagen gesucht werden, um diese zu editieren, zu löschen, neue Standorte, Anlagen oder Verträge anzulegen, Verträge zu drucken usw.

Zuerst wählt man aus, was gesucht werden soll (obere Auswahlliste). Möglich sind Projekte, Standorte, Anlagen.

Danach wählt man in der zweiten Auswahlliste aus, nach welchem Kriterium die Suchliste sortiert wird.

Klickt man eine Zeile im Suchfenster an, werden rechts das zugehörigen Projekt / Standorte / Anlagen angezeigt.

Durch Doppelklick auf eine Zeile öffnet man das Projekt. Klickt man z.B. doppelt auf eine bestimmte Anlage, kann man diese bearbeiten. Der zugehörige Vertrag, Standort und das Projekt wird dabei ebenfalls geöffnet.

Suche nach Wortanfang (Sofortsuche)

Die Sofortsuche steht in allen Spalten der Tabelle zur Verfügung. Dazu klickt man in eine Spalte und gibt den Anfang des gesuchten Wortes ein. Dadurch springt das Programm live auf den ersten Eintrag, der mit den eingegebenen Zeichen beginnt. Gibt es weitere relevante Einträge, kann man zu diesen mit [Strg][Enter] springen. Rückwärts bewegt man sich mit [Shift][Enter].

Tipps:

•Geben Sie mehrere Zeichen ein, um die Suche zu verfeinern.

•Man kann auch nach Zahlen wie z.B. einem Datum suchen.

•Groß- und Kleinschrift wird bei der Suche nicht unterschieden.

Filterung/Sortierung

Das Setzen dieses Schalters ermöglicht das auf-/absteigende Sortieren (Spaltenüberschrift mehrfach anklicken) und die Filterung nach Kriterien der Spalte (Auswahl-Liste in einigen Spaltenüberschriften). Der Aufbau der Suchliste kann bei großen Datenmengen dadurch allerdings etwas länger dauern.

Ansicht Grundeinstellung

Setzt die Ansichtseinstellungen der Suche auf die Standardwerte zurück. Die Ansichtseinstellungen können im Menü Einstellungen bearbeitet werden. Hier können z.B. neue Spalten für die Suche nach Projekten, Standorten oder Anlagen definiert werden oder bestehende Spalten entfernt werden.

Direktsuche [F5]

Mit [F5] oder Klick auf den entsprechenden Schalter (ganz oben im Wartungsprojekt-Fenster) kann ein Dialog aufgerufen werden, mit dem anhand des Wartungsschlüssels ein Projekt, ein Standort oder eine Anlage direkt aufgerufen werden kann. Hierzu muss man logischerweise die Nummer des Projekts kennen.

•Format des Wartungsschlüssels: Projektnummer[.Standortnummer[.Anlagennummer]]

Die Eingabe der Standort- und Anlagennummer ist optional.

•Beispiele:

•5 - ruft Projekt 5 auf.

•43.0002 - ruft Projekt 43 mit Standort 0002 auf.

•12.0014.002 - ruft Projekt 12 mit Standort 0014 und Anlage 002 auf.

Löschen von Projekten, Standorten, Anlagen, Verträgen:

Zuerst wird das zu löschende Projekt (oder Standort, Anlage) aufgerufen. Nun klickt man in ein beliebiges Feld im Projekt und betätigt den Schalter "Löschen". Dann wird das komplette Projekt mit allen Standorten, Anlagen und Verträgen gelöscht.

Will man z.B. nur eine Anlage mit allen zugehörigen Verträgen löschen, klickt man in ein beliebiges Feld der Anlage und löscht.