Menü: Projekte->Erfassen.

Dieses Kapitel behandelt die wichtigsten Funktionen im Erfassen, wenn ein Dokument aufgerufen wurde. Die Funktionen sind immer die gleichen, egal ob man im Angebot oder der Schlussrechnung steht.

Hinweis: Die Neuanlage von Los, Titel, Position ... und Änderungen, die z.B. in einer Rechnung vorgenommen werden, wirken sich immer auch auf alle anderen Dokumente des Projekts aus! Die Elemente werden pro Projekt, nicht pro Dokument gespeichert.

Die oberen Funktionen der linke Menüleiste:

Los anlegen: Das Los wird immer hinter der Position eingefügt, auf der Sie sich gerade befinden (gestrichelter Rand, sogenannter "Focus"). Neue Lose können immer nur ganz am Ende eines Dokuments eingefügt werden. Kurzwegtaste [F10]. Eingabe von 2 Zeilen Text á 50 Zeichen pro Los sind möglich. Die Losnummer kann geändert werden (standardmäßig wird zweistellig 01; 02; ... nummeriert).

Titel anlegen: Klick auf "Titel" oder [F11] fügt einen neuen Titel hinter dem Element ein, auf dem der Focus steht. Eingabe von 2 Zeilen Text á 50 Zeichen pro Titel sind möglich. Die Titelnummer kann geändert werden. Standardmäßig wird so nummeriert: 01.01; 01.02; ... (wenn Lose vorhanden sind) oder 01; 02; ... (wenn keine Lose vorhanden sind).

Position anlegen: Klick auf "Position" oder [F12] fügt eine neue Position hinter dem Element mit dem Focus ein.

Die Positionsnummer wird fortlaufend gezählt (i.d.R. in Einer/Zehnerschritten je nach Einstellung in den Projektvorgaben). Man kann die Positionsnummer manuell ändern (überschreiben). Ändert man eine Positionsnummer, und verlässt anschließend dieses Feld, kommt eine Abfrage, ob nachfolgende Positionen (wenn vorhanden) angepasst werden sollen:

Klicken Sie abbrechen, um die Nummerierung von Folgepositionen unverändert zu lassen. Oder wählen Sie eine der 3 Möglichkeiten zur Nummerierung der Folgepositionen aus und bestätigen Sie mit OK. Umnummeriert wird immer bis zum Beginn des nächsten Titels.

Klickt man [Tab], steht man im Feld für die Menge. Geben Sie eine Menge ein und drücken erneut [Tab]. Jetzt stehen Sie im Feld für die Einheit. Geben Sie eine Einheit ein. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf das Einheitenfeld klicken, um eine Standardeinheit zu holen. Oder Sie drücken 1 für m, 2 für m², 3 für m³, 4 für Stück, 5 für Std, 6 für kg, 7 für to, 8 für ltr, 9 für Rolle oder 10 für %. Wieder [Tab] drücken. Nun stehen Sie im Text.

Im Kurztext der Position können 2 Zeilen beschrieben werden. Reicht das nicht aus, kann mit [F2] die Langtextbox geöffnet werden. Hier können beliebig viele Zeilen eingegeben werden. Schließen der Box erfolgt mit [Esc].

Klicken Sie wieder auf [Tab], um in den Einheitspreis zu gelangen. Geben Sie hier Ihren Preis ein. Der Gesamtpreis der Position wird automatisch ermittelt. Gibt man den Preis ein, ohne zu kalkulieren, nennt man diesen Preis "Festpreis". Festpreise bekommen zur Kennzeichnung automatisch einen Rahmen um den EP. Will man später doch kalkulieren, kann der Festpreisstatus mit [F7] aufgehoben werden. Dazu muss der Cursor auf dem EP der Position stehen. Positionen können auch sofort kalkuliert werden; am einfachsten durch Drücken der Taste [F9] oder [F3], auf dem EP stehend. Man lese dazu auch das Kapitel Kalkulieren / Stücklisten.

Text einfügen: Klickt man auf die Funktion "Text" muss man sich zwischen Vortext, Zwischentext und Endtext entscheiden. Zwischentext wird immer hinter der Position mit dem Focus eingefügt. Der angelegte Text kann mit beliebig vielen Zeilen beschrieben werden. Es gibt die Möglichkeit, vordefinierten Text zu importieren. Dieser sollte als Datei im TXT- oder RTF-Format vorliegen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in die Textbox und wählen "Holen Textdatei". Mischen bedeutet, dass zu einem vorhanden Text ein weiterer abgespeicherter Text hinzugefügt werden kann. Die Funktion "Speichern Textdatei" ermöglicht Ihnen das Rückspeichern eines Textes in eine Datei. "Datum einfügen" fügt das aktuelle Datum in den Text ein. Die Funktionen Ausschneiden, Kopieren, Einfügen sind Standardfunktionen in Windows.

Bild einfügen: Die Funktion Bild ermöglicht die Einbindung eines BMP-Bildes in ein Projekt. Nach der Anwahl Bild wird programmtechnisch ein Platzhalter zwischen den Positionen geschaffen. Wenn Sie nun innerhalb dieses Bereiches doppelklicken, öffnet sich die Dateiübersicht des Verzeichnisses 4MASTER\DATA\PIC zur Übernahme einer Bilddatei. Haben Sie eine Abbildung übernommen, können Sie diese mit der Maus verschieben, vergrößern oder verkleinern.

Zwischensumme einfügen: Fügt eine Zwischensumme ein. Der Wert der Zwischensumme ermittelt sich aus den Gesamtpreisen der ersten bis zu der Position, hinter welcher sie eingefügt wird.

Hinweise: Beachten Sie die Stelligkeit der Positionen. Nur wenn Positionen eine gleiche Stelligkeit in der Positionsnummer haben, wird die Zwischensumme korrekt ermittelt.

Kopieren von Losen, Titeln, Positionen und Zwischentexten

Wählen Sie zuerst das Projekt, aus dem Sie Positionen übernehmen möchten. Sie dürfen auch das Projekt auswählen, das Sie gerade bearbeiten. Für die Suche stehen Ihnen die Key- und Fragmentsuche sowie die Positionsfragmentsuche zur Verfügung. Bei der Positionsfragmentsuche öffnet das Programm nach Auswahl einer Position das entsprechende Projekt und springt auf die gefundene Position.

Markieren Sie Positionen oder Lose und Titel sowie Zwischentexte mit [Shift] und linker Maustaste oder mit [Enter].

Es können auch mehrere Titel und einzelne Lose markiert werden. Die Positionen werden in der Reihenfolge ihrer Markierung übernommen. Der Schalter "Kopieren" führt den Kopiervorgang aus. Die Positionen werden immer hinter dem im Projekt markierten Element eingefügt.

Der Schalter "< Projektauswahl" führt Sie zurück in die Projektauswahlliste. Sie können diesen Schalter verwenden, wenn Sie aus Versehen das falsche Projekt ausgewählt haben. Er ermöglicht es Ihnen aber ebenso, Positionen aus mehreren verschiedenen Projekten hintereinander auszuwählen, um diese anschließend gesammelt ins Zielprojekt zu übernehmen.

Optionen bei der Positionskopie:

•Aufmaßdaten übernehmen: Kopiert die Aufmaße mit, falls die Positionen welche enthalten.

•Stundenlohn des Zielprojekts verwenden: Enthalten die zu kopierenden Positionen Zeiten bzw. Lohnarten, werden bei der Kopie die Stundenlöhne dieser Positionen auf die Vorgaben des Zielprojekts geändert. Auch wenn diese Option nicht gesetzt ist, werden in jedem Fall die lohngebundenen und festen Nebenkosten des Zielprojekts verwendet. Außerdem spielt die Option "Leistungspreis aus Positionspreis übernehmen", die in den Betriebsparametern, System gesetzt werden kann, eine Rolle bei der Kopie von Löhnen. Es gelten folgende Regeln:

•Neuen Festpreis übernehmen: Für alle zu kopierenden Positionen wird der in den Projektvorgaben eingestellte Festpreis aus den Stammdaten übernommen. Diese Funktion wird nur auf Positionen angewendet, für die in der Artikel- bzw. Standardleistungsverwaltung Festpreise gefunden werden.

•Faktoren des Zielprojekts verwenden: Trägt in die kopierten Positionen die vorgegebenen Kalkulationsfaktoren des Zielprojekts ein und ändert somit den Gewinnanteil dieser Positionen.

Hinweis: Endpreis-Multiplikatoren werden nicht mitkopiert, da diese projektweit gelten. Daraus können zwischen der kopierten Position und der Originalposition Preisunterschiede resultieren, auch wenn beim Kopiervorgang "Faktoren des Zielprojekts verwenden" aktiviert wurde.

•Faktoren des Quellprojekts verwenden: Behält die Kalkulationsfaktoren des Originalprojekts bei.

•Einzelpreis übernehmen / Faktoren zurückrechnen: Die Einzelpreise kopierter Positionen werden beibehalten, wobei bei Bedarf die Kalkulationsfaktoren angepasst werden, falls im Zielprojekt ein anderer Stundensatz gilt oder Endpreismultiplikatoren verwendet werden. Im Einzelfall können minimale Abweichungen des Positionspreises durch Rundung entstehen.

Kopie der Kalkulation mit Stückliste von einer Position in eine andere

Neben der oben beschriebenen Positionskopie ist es möglich, die Kalkulation inklusive Stückliste von einer Position in eine andere zu kopieren. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Sie ein LV bearbeiten, das Sie per GAEB erhalten haben. In diesen LVs dürfen Texte, Mengen und Positionsnummern in der Regel nicht verändert werden. Es ist also nicht ohne weiteres möglich, eine vorkalkulierte Position aus einem anderen LV zu übernehmen. Sie können aber die Kalkulation einer vorkalkulierten Position in eine leere LV-Position kopieren. (Leer bedeutet, dass die Zielposition keine Preise, Zeit und Stückliste enthalten darf.) Gehen Sie wie folgt vor:

•Stellen Sie sich auf die zu kalkulierende Position und rufen dann die Kopierfunktion auf.

•Wählen Sie das Projekt, das die Position enthält, deren Kalkulation Sie kopieren möchten.

•Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Position und wählen "Stückliste und Kalkulation übernehmen".

•Um bei der Kopie außerdem den Lohn auf den Stundenlohn des Zielprojekts umzurechnen, wählen Sie stattdessen den Menüpunkt "Stückliste, Kalkulation und neuen Stundenlohn übernehmen".

Die "Optionen für den Kopiervorgang" werden bei dieser Art der Kopie ignoriert.

•Löschen: Mit der Funktion Löschen können bestehende Lose, Titel, Positionen, Zwischensummen, Texte und Bilder gelöscht werden. Beachten Sie: Einmal gelöschte Positionen können nicht mehr zurückgeholt werden! Sollten Sie eine Position löschen, die sich nicht am Ende des Projekts bzw. nicht am Ende eines Titels befindet, werden die nachfolgenden Positionsnummern automatisch verändert! Abhilfe schafft der Schalter "Nr. manuell".

•Nr. automatisch/manuell: Hinweis: Wenn der Schalter "Nr. manuell" gewählt wurde, erfolgt keine Umnummerierung beim Einfügen, Löschen oder Ändern von Positionen. Nur wenn der Schalter auf "Nr. autom." gesetzt wurde, wird eine Umnummerierung durchgeführt. Achten Sie darauf, wenn Positionen eingefügt werden mit der Einstellung "Nr. manuell", dass keine doppelten Positionsnummern entstehen. Sollte dies einmal der Fall sein, ist die doppelte Nummer zu überschreiben! Achtung: 4Master schützt sich vor doppelt vergebenen Nummern mit Einfügen eines Fragezeichens in die Nummer von Losen, Titeln und Positionen. Bevor weitergearbeitet wird, ist diese Nummer so zu überschreiben, dass keine doppelten Elemente vorhanden sind. Ignorieren kann zum Datenverlust im Projekt führen!

•Seite wechseln: Geben Sie eine Seitenzahl an und klicken auf den Schalter "Seite". Das Programm zeigt dann diese Seite an.

•1. Seite: Wechselt auf die erste Seite des Dokuments.

•Nächste Seite: Zeigt die nächste Seite an.

•Vorherige Seite: Zeigt die vorherige Seite an.

•Letzte Seite: Wechselt zur letzten Seite des Dokuments.

•Langtext/Kurztext: Klick auf diesen Schalter wechselt zwischen Anzeige des Kurz- bzw. Langtextes. Der Schalter zeigt normalerweise den Schriftzug "Langtext". Dann befindet man sich im Kurztext.

•Schrift formatieren: In der Langtextanzeige (und nur dort) kann Langtext formatiert werden. Klicken Sie dazu den Schalter "Schrift" an. Damit wird das Formatierungsmenü eingeblendet. Markieren Sie Text und formatieren ihn anschließend.
Hinweis: Kurztext kann nicht formatiert werden. Druckt man aber Kurz- UND Langtext aus, wird der Kurztext automatisch mit der Formatierung gedruckt, die das erste Zeichen des Langtextes enthält!
Vor-, End- und Zwischentexte können ebenfalls formatiert werden.

•Abgleich: Sucht in den Stammdaten nach geänderten Preisen und übernimmt diese ins LV. Es gelten dieselben Regeln wie beim Stammdatenabgleich bei der Projektkopie.

Ausgabe:

Im oben dargestellten Fenster können Sie Ihre Druckoptionen festlegen.

Die dort vorgenommenen Einstellungen können Sie speichern, indem Sie auf den roten Schriftzug "Druck-Optionen" doppelklicken. Dann stehen Ihnen diese Einstellungen bei jedem Druck mit diesem Dokumentenstatus (Angebot, Rechnung usw.) wieder zur Verfügung, ohne sie jedes Mal erneut ändern zu müssen. Sind die Voreinstellungen gespeichert, verfärbt sich der Schriftzug schwarz. Die Einstellungen werden pro Loginname und Dokumentenstatus in der Datei "_4MDruck.ini" gespeichert.

Im mittleren Bereich können Sie in den Bereichen Text, Los, Titel, Position, Zuweisung und Summen Ihre Einstellungen für die Angaben vornehmen, die mit ausgegeben werden sollen. Die nicht markierten Angaben und Informationen werden nicht mitgedruckt.

Auch eine Kombination von Einstellungen ist möglich und wird auch häufig verwendet: Kurz- und Langtext, Textpositionen, Zuweisungen Stücklisten, Pauschalsumme und ohne Endsumme, damit man einen umfangreichen Angebotsdruck ohne alle Preise -z.B. als Arbeitsunterlage für die Monteure- erhält.

Im Folgenden werden die einzelnen Optionen erklärt:

Text:

•Kurztext: Ausgabe aller Kurztexte

•Langtext: Ausgabe aller Langtexte

•Vortext: Vortext mitdrucken

•Endtext: Endtext mitdrucken

•nach Zusammenstellung: Den Schlusstext hinter der der Los- / Titelzusammenstellung ausgeben statt direkt hinter dem Summenblock.

Los:

•Lossumme: Lossumme nach jedem Los ausgeben

•Losvorschub: neues Los auf neuer Seite beginnen

•Loszusammenstellung: Ausdruck aller Lossummen auf einem gesonderten Blatt

Titel:

•analog Los

Position:

•keine Mengen: Menge und Einheit der Positionen werden nicht mitgedruckt

•mit Artikelnr.: Ausgabe der Artikelnummern von Materialpositionen

•Textpositionen: Zwischentext (Positionstext) wird mitgedruckt

•Text auflösen: Auflösen von Datanormtexten

•0 Menge druck.: auch Positionen mit der Menge = Null werden ausgegeben

•mit Alternativpos.: auch Alternativpositionen drucken

•mit Eventualpos.: auch Eventualpositionen drucken

•LMFGS getr.: Leistung, Material, Fremdleistung, Gerät, sonstiges getrennt ausgeben (gesondert ausweisen)

Zuweisungen:

•Stücklistenpos.: Ausgabe auch der in der Stückliste einer Position enthaltenen Positionen

•mit Preisen: auch Preise dieser Stücklistenpositionen anzeigen

•mit Langtext: auch Langtext zu den Stücklistenpositionen anzeigen

•mit Massen: Massenberechnung mit ausdrucken, die vorher über F8 eingegeben wurde

•ohne Lohnarten: in Ausdruck der Stückliste werden Lohnarten unterdrückt

•Massen kum.: Massenberechnung als Summe aller Teilaufmaße ausdrucken

•Mas.Zeilensum.: die Summe jeder Massenberechnungszeile wird ausgegeben

•CU im Preis: Kupferaufschlag anhand der gültigen DEL verwenden. Lesen Sie das Tutorial zu Kupfer!

•Zahlungsaufstellung: Beim Druck von Teil-, Abschlags- und Schlussrechnungen kann zusätzlich die Zahlungsaufstellung gedruckt werden, die dann als gesondertes Blatt hinter Summenblock und VOB-Seite ausgegeben wird. Voraussetzung ist, dass die Option "Kumulierte Abrechnung" in den Projektvorgaben aktiviert wurde. Die Zahlungsaufstellung entspricht dem, was auch im Zahlungsmodul ausgegeben werden kann.

Summen:

•Pauschalsumme: druckt keine Einzel- und Gesamtpreise mit; der Summenblock wird gedruckt (Pauschalangebot)

•ohne Endsumme: druckt ein Angebot/Rechnung ohne Summenblock

•Nachlass: der in den Projektvorgaben vorgesehene Nachlass wird im Summenblock berücksichtigt

•Sicherheit: die in den Projektvorgaben festgelegte Sicherheitsleistung wird im Summenblock ausgewiesen

•VOB Abrechnung: Ausdruck eines gesonderten Blattes mit der VOB-Abrechnung, in der Teilrechnungen und geleistete Zahlungen berücksichtigt werden

•nur Nachträge: gibt nur noch nicht übernommene Nachtragspositionen aus

•Ausgabe Euro: gibt die Preise in Euro aus; lässt bei der Formularauswahl nur Formulare mit der Endung " . . . eur.fdc" zu. Diesen Schalter gibt es nur in Versionen (Mandanten), die noch nicht auf EUR umgestellt sind.

•LMFGS Summe: Ausgabe der Summen der einzelnen Kalkulationsanteile vor dem Summenblock.

•abzgl. Zahlung: Der Schalter "abzgl. Zahlungen" zieht an Stelle der Teilrechnungsbeträge, die Zahlungsbeträge ab. Bitte konsultieren Sie unbedingt Ihren Steuerberater, ob diese Abrechnungsform für Sie zutrifft. Hierbei wird nämlich ein anderer Restbetrag (incl. Steuer) ermittelt. Bitte vergessen sie nicht für diese Abrechnungsform die Formulare anzupassen.

Titel- / Losauszug

Im Druckmenü bei Angeboten, Aufträgen und beim Druck eines Projekts kann per "Positionsbaum" ein Los- bzw. Titelauszug gedruckt werden. Wählen Sie dort alle zu druckenden Lose, Titel und Positionen aus. Für Rechnungen und Gutschriften ist ein Auszug nicht vorgesehen.

Aktuelles Datum verwenden: Klick auf den Schriftzug "Datum" trägt das aktuelle Datum ein.

Beim Druck (Verbuchen) von Rechnungen gibt es noch zusätzliche Schalter:

- "verbuchen": beim Druck wird die Rechnung in die Offenen Posten und ins Rechnungsjournal gebucht.

- Material verbuchen: Material wird dann beim Druck als Lagerabgang verbucht.

Das zu bebuchende Lager kann ausgewählt werden.

Über die Anwahl Drucker im oberen Bereich gelangen Sie in die Druckereinstellung. Hier wird Ihnen der standardmäßig eingestellte Drucker mit dem Anschlussport angezeigt. Der mittlere Bereich zeigt Ihnen die Papiergröße und die Zufuhr an. Im Regelfall brauchen Sie -bei korrekter Einstellung- hier keine Änderung vorzunehmen. Der untere Bereich bietet Ihnen eine Eingrenzung des Druckbereiches an.

Es kommt jedoch häufiger vor, dass der Drucker für den Ausdruck gewechselt wird oder der Ausdruck über eine Faxsoftware verschickt wird. Klicken Sie für die Auswahl dazu auf den Pfeil rechts neben dem Druckernamen und bestimmen und drucken Sie über die Faxsoftware.

Wichtig ist auch die Anwahl Exemplare. Erhöhen Sie die Anzahl mindestens auf 2, können Sie über das Feld Sortierung festlegen, ob der Ausdruck aller Seiten hintereinander oder die einzelnen Seiten einschließlich Kopien nacheinander folgen sollen.

Nachdem nun der entsprechende Drucker ausgewählt ist, haben Sie die Möglichkeit, die Druckausgabe zu starten oder sich den Druck auf dem Bildschirm anzeigen zu lassen. Die Anwahl Drucken führt eine sofortige Übergabe an den Drucker durch.

Das Angebot wird Ihnen bei der Anwahl Anzeigen als Druckvorschau auf dem Bildschirm dargestellt. Über die 3 kleinen Icons links unten können Sie die optische Darstellung verändern. Über die Pfeile gelangen Sie auf die erste, vorherige, nächste oder letzte Seite. Klick auf "Drucken" druckt das Formular aus. Sie können das Formular außerdem z.B. als Excel-Datei exportieren oder per E-Mail versenden.

Wichtig: Wenn Sie den Schalter "Drucken" klicken, wenn Sie im Fenster "Anzeigen" (Druckvorschau) stehen, wird die Rechnung nicht verbucht, auch wenn der Schalter "verbuchen" oder "Material verbuchen" gesetzt ist. Der Druck sollte generell über das Fenster "Dokumente drucken" erfolgen.

Zahlungsziel / Skonto projektweise pro Dokument festlegen:

Im Ausgabefenster kann mit der rechten Maustaste eine zusätzliche Tabelle zur Eingabe der jeweiligen Zahlungsbedingung geöffnet werden. Diese Funktionalität kann ebenfalls in den Projektvorgaben erreicht werden - Einzelheiten erfahren Sie im entsprechenden Kapitel.

Angezeigte Zahlungstexte können mit Rechtsklick geändert werden. Die Änderung wird jedoch nicht fest gespeichert sondern nur für den einzelnen Druckvorgang verwendet. Sollen Texte dauerhaft geändert werden, müssen sie in den Betriebsparametern unter "Zahlungstexte" angepasst werden.

prozentualer Anteil vom Auftrag für Abschlagsrechnungen:

Bei Abschlagsrechnungen ist es möglich, per Rechtsklick auf den Nettobetrag im Summenblock einen prozentualen Abschlag vom Auftragswert zu ermitteln:

Nach Übernehmen trägt das Programm den ermittelten Nettowert in den Summenblock ein.

Schließen / Beenden:

Es ist nicht notwendig, Änderungen im Projekt zu speichern. Jede Änderung wird  beim Verlassen des geänderten Feldes sofort zurückgespeichert. Man kann ein Projekt also beruhigt über "Schließen" bzw. "Beenden" verlassen.

Dateiname bei PDF-Export

Die 4MADD.ini im 4Master-Hauptverzeichnis steuert die Benennung der erzeugten PDF-Datei. Im Folgenden ein Beispiel (Ausgabe von Projekt- und Belegnummer):
 
Die 4MADD.ini im 4Master-Hauptverzeichnis steuert die Benennung der erzeugten PDF-Datei. Im Folgenden ein Beispiel (Ausgabe von Projekt- und Belegnummer):
 
 [PDF]
 ExportName=%PrjNr_%PrjArt_%Nummer
 
4Master kann als Dokumententitel maximal 31 Zeichen an das PDF-erzeugende Programm übergeben. Bitte verwenden Sie nur Zeichen, die für  Dateinamen zulässig sind.